Choisir un logiciel RH adapté à votre entreprise est crucial pour optimiser la gestion de vos ressources humaines. Afin de simplifier la gestion des ressources humaines, les PME peuvent s’équiper d’un logiciel spécifique, appelé aussi un SIRH pour Système d’Information Ressources Humaines. Mais il n’est pas toujours évident de choisir parmi tout ceux qui peuvent être proposés sur le marché.
Dans ce guide, nous vous aidons à comprendre les critères essentiels pour faire le choix optimal pour le management et le département des ressources humaines.
Critères de choix d’un logiciel RH ou SIRH
La gestion des ressources humaines est un domaine complexe et multidimensionnel, nécessitant l’utilisation d’outils de gestion performants. Grâce au technologies, la gestion des ressources humaines s’est digitalisée. Il est essentiel de choisir le logiciel RH ou SIRH adéquat dès que l’on engage un premier employé. Voici les critères clés à prendre en compte lors de cette démarche.
Gestion des RH au niveau National ou international ?
Les règles sociales et fiscales divergent d’un pays à l’autre. Ainsi, il est important de prendre en compte la couverture géographique de votre entreprise. Si vous avez des filiales à l’étranger, dans ou en dehors de l’Europe, ou que vous prévoyez d’en ouvrir, il est essentiel que votre logiciel RH s’adapte à cette dimension.
Au moment de choisir votre logiciel, veillez donc à ce que ce dernier intègre les spécificités réglementaires du ou des pays dans lesquels vous êtes implantés. Cela vous permettra de gérer vos employés dans le strict respect des règles sociales et fiscales de chaque pays.
Votre effectif et son évolution
Il existe de nombreux logiciels RH et chacun à ses spécificités. L’une d’elles, qu’il est important de prendre en compte, est liée à l’effectif de votre entreprise. En effet, la gestion de 10 salariés n’est pas la même que celle de 200. Dans le premier cas, un simple tableur peut quelque fois suffire, alors que dans le second, un logiciel sophistiqué est nécessaire. Prenez donc en compte l’évolution prévue de votre effectif lors de l’achat de votre logiciel.
Si vous avez un grand nombre de salariés, il peut être intéressant de vous diriger vers un logiciel RH flexible qui vous permettra une mise en place rapide et qui pourra s’adapter à votre entreprise au fur et à mesure de son évolution. De plus en plus de solutions sont proposées en mode Saas ou Cloud, c’est-à-dire en ligne. Cela permet notamment d’avoir accès à vos informations depuis n’importe quel support, et de pouvoir donner des droits à plusieurs personnes.
Les fonctionnalités du logiciel RH
L’un des critères rentrant dans le choix d’un logiciel RH, est la liste de ses fonctionnalités. La première chose à considérer lors du choix d’un logiciel RH est son ensemble de fonctionnalités. Elles doivent correspondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Certaines des fonctionnalités les plus courantes comprennent la gestion de la paie, la gestion des temps et des absences, le suivi des performances, la gestion des talents, etc. Il est important de dresser la liste de vos besoins présents et futurs avant de commencer votre recherche.
L’interface utilisateur et l’expérience utilisateur
L’interface utilisateur du logiciel doit être intuitive et facile à utiliser. Un logiciel qui est compliqué ou difficile à naviguer peut entraîner des erreurs et réduire l’efficacité. L’expérience utilisateur (UX) est aussi importante : le logiciel doit fournir une expérience utilisateur agréable et fluide, qui encourage les employés à l’utiliser régulièrement et efficacement.
Intégration avec d’autres systèmes
Le logiciel RH que vous choisissez doit pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres systèmes que vous utilisez déjà dans votre entreprise. Que ce soit des logiciels de comptabilité, des outils de gestion de projets ou des systèmes de gestion de la relation client (CRM), une bonne intégration permet d’optimiser les processus et d’éviter les doublons dans les données.
Mises à jour et évolutivité du logiciel
Le monde des ressources humaines est en constante évolution. Le logiciel RH que vous choisissez doit être capable de s’adapter à ces changements. Assurez-vous que le fournisseur propose régulièrement des mises à jour pour tenir compte des nouvelles réglementations et tendances du secteur. De plus, le logiciel doit être évolutif et pouvoir accompagner la croissance de votre entreprise.
Le support
Une fois que vous avez réduit la liste des logiciels RH qui correspondent à l’ensemble de vos critères, il reste encore un point à vérifier. Il s’agit du support offert par l’éditeur. En effet, l’utilisation d’un logiciel RH pour la gestion de vos employés implique que vous allez devoir saisir sur ce dernier un grand nombre de données personnelles. Aussi, il est important de veiller à ce que celles-ci soient stockées sur un serveur sécurisé.
De plus, le support doit être facilement joignable afin de répondre à toutes les interrogations que vous pourriez avoir sur la gestion. N’hésitez pas à demander une démonstration du logiciel, et à connaître le déroulé de la mise en place. En effet, un logiciel RH doit être paramétré spécifiquement pour chacune des entreprises utilisatrices, donc il est important de savoir qui va être en charge de cela. Est-ce qu’une personne dédiée va venir au sein de vos bureaux pour réaliser ce paramétrage, ou est-ce que vous devrez vous-même vous en charger ?
Dans la même logique de questionnement, assurez-vous de savoir si une formation est dispensée en parallèle de l’acquisition du logiciel. En effet, pour que vous puissiez profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de la solution RH que vous avez choisie, il est essentiel que vous ayez un minimum de formation. Quelques heures ou quelques jours selon les logiciels, sont nécessaires pour garantir un bon usage de ce dernier.
Coûts
Enfin, le coût est un facteur important à considérer. Il ne s’agit pas seulement du prix d’achat du logiciel, mais aussi des coûts associés à son installation, sa maintenance, ses mises à jour, et la formation nécessaire pour son utilisation. Il est important de bien évaluer le retour sur investissement potentiel du logiciel avant de faire un choix.
Exemples de logiciels RH pour les PME
Il existe de nombreux logiciels de gestion des ressources humaines (RH) spécialement conçus pour les petites et moyennes entreprises (PME). Voici quelques options populaires que vous pourriez envisager :
- BambooHR : Il s’agit d’un système RH basé sur le cloud qui offre une variété de fonctionnalités, notamment le suivi des candidats, l’onboarding, la gestion des congés et la gestion de la performance.
- Zoho People : Faisant partie de la suite de produits Zoho, Zoho People offre des fonctionnalités de gestion des temps et des absences, de planification des effectifs, de suivi des performances et d’intégration.
- Gusto : Gusto est principalement connu pour sa solution de paie, mais il offre aussi des fonctionnalités de gestion des ressources humaines, comme le suivi des congés, l’assurance santé et les avantages.
- Sage HRMS : Sage propose un logiciel RH complet qui inclut la paie, les avantages, la gestion des talents, le recrutement et la conformité.
- Workday : Bien que souvent utilisé par de plus grandes entreprises, Workday offre une suite RH complète qui peut être adaptée aux PME. Il comprend des fonctionnalités pour la paie, la planification, le talent et le recrutement.
- ADP Workforce Now : ADP est un acteur majeur dans le domaine de la gestion des RH. Workforce Now est leur plateforme tout-en-un qui offre des solutions de paie, de gestion des temps, de gestion des talents, des avantages et plus encore.
- Paycor : Paycor offre une plateforme de gestion des ressources humaines qui comprend la paie, le recrutement, l’onboarding, le reporting et la conformité.
Il est important de noter que chaque logiciel a ses propres forces et faiblesses, et qu’il convient d’évaluer chaque option en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Conclusion
Choisir le bon logiciel RH nécessite une analyse approfondie de vos besoins, une bonne compréhension des fonctionnalités du logiciel, une évaluation de son interface et de son expérience utilisateur, ainsi qu’une attention particulière portée à son intégration, son évolutivité, son support et son coût.