Certaines petites et moyennes entreprises ne disposent pas d’un service comptable, elles décident donc de faire appel à des tiers pour s’occuper de cette fonction. Cependant, d’autres décident d’assumer cette responsabilité ou une partie de celle-ci pour un meilleur contrôle.
La vérité est qu’aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, prendre le contrôle de la comptabilité de votre entreprise est de plus en plus simple. Le développement de logiciels spécialisés a simplifié ce processus et amélioré la productivité et l’efficacité des tâches comptables. Toutefois, elles n’offrent pas toutes les mêmes fonctionnalités et ne couvrent pas toutes les mêmes besoins. Alors comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour activité commerciale ?
Pourquoi acheter un logiciel de comptabilité ?
Actif, passif, bilan, compte de résultat, voilà des termes qui sont souvent rébarbatifs. Pourtant, toutes les entreprises doivent suivre la comptabilité de leur activité. Cet exercice, permet de connaître exactement la situation économique de l’organisation à tout moment. Grâce à la comptabilité, les entreprises enregistrent dans le détail chacun des mouvements économiques qui ont lieu, qu’il s’agisse de l’encaissement et du paiement des factures ou des autres obligations de l’entreprise.
La comptabilité est une tâche complexe qui exige du temps, des connaissances, de la précision et du soin pour éviter tout type d’erreur. Toutefois, il s’agit également d’un outil utile qui fournit des informations précieuses sur lesquelles vous pourrez fonder vos décisions ultérieures.
Grâce à la gestion comptable, vous pourrez observer et analyser les dépenses générées par l’entreprise, la rentabilité de l’entreprise et d’autres données, telles que le coût de production, nécessaires pour calculer le prix de vente ultérieur.
En outre, grâce aux informations fournies par la comptabilité, vous pouvez démontrer aux tiers, qu’il s’agisse d’investisseurs, d’actionnaires, de fournisseurs ou de clients, la solvabilité de votre entreprise et son bon fonctionnement.
Les types de logiciels comptables et leurs avantages
Les logiciels de comptabilité, comme tous les autres outils numériques, peuvent être hébergés de deux manières principales : localement, sur votre propre matériel, ou dans le cloud, sur des serveurs distants. Chacune de ces options a ses propres avantages et inconvénients.
Logiciels de comptabilité basés sur le cloud
Avantages :
- Accessibilité : Vous pouvez accéder à vos données financières à tout moment, de n’importe où, tant que vous avez une connexion Internet. Cela peut être particulièrement utile pour les propriétaires d’entreprises qui sont souvent en déplacement ou qui travaillent à distance.
- Mises à jour automatiques : Les mises à jour du logiciel sont effectuées automatiquement par le fournisseur, ce qui signifie que vous disposez toujours de la version la plus récente et la plus sécurisée du logiciel.
- Pas de coûts matériels : Il n’y a pas besoin d’acheter ou de maintenir du matériel coûteux, car tout est hébergé sur les serveurs du fournisseur.
- Collaboration facilitée : Les logiciels basés sur le cloud facilitent la collaboration entre différents membres de l’équipe ou avec un comptable externe, car tous peuvent accéder et travailler sur les mêmes données en temps réel.
- Prix : Beaucoup de ces services fonctionnent sur un modèle d’abonnement, ce qui peut rendre le coût plus abordable et prévisible.
Inconvénients :
- Dépendance à Internet : Vous devez avoir une connexion Internet fiable pour accéder à vos données. Cela peut poser problème dans les zones où la connectivité est limitée ou instable.
- Sécurité des données : Bien que la plupart des fournisseurs de cloud prennent des mesures de sécurité rigoureuses, le fait de stocker vos données financières sur des serveurs externes peut être une préoccupation pour certains utilisateurs.
- Coûts récurrents : Bien que le coût initial puisse être plus faible, le modèle d’abonnement signifie que vous continuerez à payer pour le logiciel aussi longtemps que vous l’utiliserez.
Logiciels de comptabilité installés localement
Avantages :
- Contrôle des données : Vos données sont stockées sur vos propres serveurs ou ordinateurs, ce qui vous donne un contrôle total sur elles.
- Accès hors ligne : Vous pouvez accéder à vos données et utiliser le logiciel même sans connexion Internet.
- Coût unique : La plupart des logiciels installés localement nécessitent un achat unique, sans frais d’abonnement récurrents.
Inconvénients :
- Coûts matériels : Vous devrez peut-être investir dans du matériel, comme des serveurs, pour stocker vos données, et vous serez responsable de l’entretien et des mises à jour.
- Mises à jour du logiciel : Les mises à jour et les correctifs de sécurité ne sont pas automatiques. Vous devrez les installer manuellement, ce qui peut prendre du temps et nécessiter des compétences techniques.
- Mobilité limitée : L’accès aux données peut être limité à certains ordinateurs ou réseaux, ce qui rend l’accès à distance ou en déplacement plus difficile.
- Collaboration : Il peut être plus difficile de partager des données et de collaborer avec des membres de l’équipe ou des comptables externes.
En fin de compte, le choix entre un logiciel de comptabilité basé sur le cloud et un logiciel installé localement dépendra de vos besoins spécifiques, de votre budget, de vos compétences techniques et de votre confort avec le stockage de données dans le cloud.
Quels sont les critères de sélection d’un logiciel de comptabilité ?
Il existe sur le marché une grande variété d’outils logiciels à choisir pour la comptabilité de votre entreprise, mais tous ne seront pas aussi productifs ou rentables pour votre entreprise. Pour choisir la ressource qui vous convient le mieux, vous devez prendre en compte certains des critères suivants :
- Évaluez les besoins de votre entreprise. Avant de choisir un outil ou un autre, vous devez être clair sur les besoins de votre entreprise. Dressez une liste des tâches comptables effectuées par votre entreprise et des fonctions essentielles que votre logiciel doit contenir.
- Comparez les fonctionnalités. Une fois que vous savez clairement ce dont vous avez besoin, comparez ce que les principaux logiciels de comptabilité ont à offrir. Vous pouvez créer un tableau pour visualiser toutes les informations et les évaluer.
- Il vaut mieux que ce soit abordable.
Un autre facteur à prendre en compte est le prix. Vous pouvez trouver sur le marché des ressources logicielles de tous les prix, même gratuites, qui pourraient répondre à vos attentes. - Vérifiez sa simplicité et sa fonctionnalité. Il est impératif qu’avant de faire votre choix, vous vérifiiez son bon fonctionnement. La plupart des entreprises vous proposent des produits d’essai afin que vous puissiez mieux les connaître et vous faire une idée. Essayez-en plusieurs pour vérifier que l’outil est facile à utiliser, intuitif et qu’il possède tout ce dont vous avez besoin.
- Analysez les services supplémentaires. De plus en plus d’entreprises proposent des forfaits et des services supplémentaires qui peuvent vous intéresser, tels que des conseils, des formations, une assistance technique ou des logiciels complémentaires. Vous devrez évaluer si vous avez besoin de ces services et analyser leur coût.
- Ne payez que pour ce que vous utilisez. Pourquoi payer pour un programme que vous n’utilisez pas ? De nombreuses plateformes actuelles vous offrent la possibilité de ne payer que pour les ressources que vous utilisez, sans avoir l’obligation de louer l’ensemble.
- Choisissez un outil qui peut évoluer avec vous. Le logiciel que vous choisissez doit être adapté à vos besoins. Toutefois, vos besoins peuvent évoluer au fur et à mesure de votre croissance, et l’outil logiciel que vous sélectionnez doit donc pouvoir le faire également.
- Demandez l’avis des autres. N’oubliez pas de consulter les forums pour connaître les réactions d’autres utilisateurs qui l’ont essayé. En outre, ils peuvent résoudre vos doutes sur son fonctionnement ou sa qualité.
- C’est mieux s’il s’agit d’un outil cloud. Les services dans le cloud vous offrent la liberté d’emporter votre bureau partout avec vous.
Les solutions de logiciels comptables pour les PME
Voici une liste de quelques logiciels de comptabilité couramment utilisés, en particulier par les petites et moyennes entreprises (PME) :
QuickBooks
QuickBooks est l’un des logiciels de comptabilité les plus connus et les plus utilisés. Il offre une gamme de fonctionnalités adaptées aux petites entreprises, notamment le suivi des revenus et des dépenses, la facturation, le paiement des factures, la gestion de la paie et la préparation des taxes. QuickBooks propose également une solution cloud.
Xero
Xero est une plateforme basée sur le cloud qui offre un large éventail de fonctionnalités comptables adaptées aux PME. Elle propose notamment des outils pour le rapprochement bancaire, le suivi des dépenses, la facturation et la comptabilité de projet.
FreshBooks
FreshBooks est un autre logiciel de comptabilité basé sur le cloud, spécialement conçu pour les propriétaires de petites entreprises et les indépendants. Il offre des fonctionnalités comme la facturation, le suivi du temps, les rapports financiers et les dépenses.
Sage 50cloud
Sage est une solution complète qui offre à la fois la comptabilité de base et des fonctionnalités avancées, comme la gestion de la paie et des ressources humaines. Sage propose également une intégration avec Microsoft 365.
Zoho Books
Zoho Books fait partie de la suite d’outils de productivité de Zoho et offre une variété de fonctionnalités de comptabilité, y compris la gestion des stocks, le suivi du temps et des dépenses, et la facturation.
Odoo
Odoo est une suite d’applications d’entreprise open source, y compris une application de comptabilité. Il offre une grande flexibilité et peut être adapté à une grande variété de besoins d’affaires.
Logiciel de comptabilité gratuit Wave
Wave est un logiciel de comptabilité gratuit adapté aux petites entreprises et aux travailleurs indépendants. Il comprend des fonctionnalités pour la facturation, le suivi des dépenses et la comptabilité. Cependant, des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour certaines fonctionnalités, comme les paiements par carte de crédit et la gestion de la paie.
Conclusion
Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre activité commerciale est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur l’efficacité et la précision de vos opérations comptables. La clé est de bien comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise et d’évaluer soigneusement les différentes options disponibles sur le marché.
Il est important de prendre en compte non seulement les fonctionnalités et le prix du logiciel, mais aussi des facteurs tels que sa facilité d’utilisation, sa flexibilité, son évolutivité et les services supplémentaires offerts par le fournisseur. N’oubliez pas également de considérer les avantages et les inconvénients des logiciels de comptabilité basés sur le cloud par rapport à ceux installés localement.
Faire un essai gratuit de plusieurs logiciels et consulter les avis des autres utilisateurs peuvent également vous aider à faire un choix éclairé. Souvenez-vous, le meilleur logiciel de comptabilité pour vous est celui qui répond le mieux à vos besoins spécifiques, tout en vous offrant le meilleur rapport qualité-prix.