La paie du personnel est une démarche importante de la vie d’une entreprise. Sa procédure peut être source de stress et de contrariété pour un service RH. Vous devez savoir qu’il existe des solutions pour faciliter la vie de tout patron ou entrepreneur souhaitant rendre la procédure de paie plus performante !
Un logiciel de paie, c’est quoi ?
Les logiciels de paie sont des outils facilitant les procédures de rémunération. La législation change régulièrement pour préciser les procédures de rémunération, ce qui complexifie d’avantage le travail des ressources humaines des entreprises.Il est donc nécessaire de trouver des outils permettant d’alléger ces procédures et de désencombrer le travail des RH, sans impacter la qualité des démarches de paie. Il permet aussi de s’assurer de la fiabilité et de la performance dans la gestion des salaires, ce qui évite de créer des incohérences dans la rémunération des employés.
Il existe différents types de logiciels de paie qui proposent des options diverses. Leurs services passent de la préparation des fiches de paie à la gestion administrative, d’autres proposent un traitement automatisé de la rémunération. Le choix d’un logiciel de gestion dépend de vos besoins en tant que gérant d’entreprise, ainsi que des besoins réels de votre entreprise. Il est aussi fondamental de vérifier que le logiciel soit bel et bien conforme vis-à-vis des obligations légales en matière de paiement et à jour dans les conventions collectives.
Comment s’équiper d’un logiciel de paie ?
Une telle solution vous est bien souvent proposé par des fournisseurs de programmes pour les Ressources Humaines qui vous permet de souscrire à l’achat d’un logiciel de paiement performant, sécurisé et réglementaire en quelques clics.
Le choix d’un logiciel de gestion nécessite de connaître les besoins de son entreprise et de la cellule de gestion des ressources humaines qui s’occupe de la gestion des rémunérations. Il est donc important de bien y réfléchir. Pour vous aider dans cette démarche, des démos vous sont proposées afin de tester les différentes possibilités avant d’investir dans un programme au lieu d’un autre. Pour en savoir plus !
Pourquoi utiliser un logiciel de paie pour mon entreprise ?
Quelque soit la taille de l’entreprise, il est important de faciliter les procédures salariales pour éviter d’encombrer l’administration de celle-ci. Voici une liste non-exhaustive des avantages liés à l’achat d’un logiciel de paiement :
La centralisation des données salariales des employés.
Les données des salariés d’une entreprise doivent pouvoir être accessibles à tout moment et centralisées au même endroit, afin de faciliter leur accès, mais aussi leur gestion. La rémunération des employés doit pouvoir être performante. On oublie alors l’idée de créer un nombre incalculable de fichiers pour chaque type de poste. L’utilisation d’un logiciel de paiement permet de gérer efficacement les divers profils d’employés afin de gagner en temps et en efficacité dans la consultation des contrats de travail et du traitement des salaires.
L’automatisation des rémunérations salariales
L’utilisation de logiciels de gestion de la paie permet, non seulement de faciliter les démarches de rémunérations, mais aussi d’en automatiser le processus. En effet, ce type de programme permet de préparer facilement et rapidement les bulletins de paie sur base de modèles préconçus et de personnaliser celle-ci grâce à la centralisation des données du personnel. Ensuite, le programme prend en main l’aspect comptabilité, notamment en calculant les impôts et divers cotisations sociales et autre paramétrage, puis en envoyant ceux-ci directement sur les comptes des salariés.
L’uniformisation des démarches
Tout le processus de paiement est facilité par l’uniformisation des procédés et par la centralisation des données. La mise en place d’un logiciel de gestion des rémunérations permet d’éviter les éventuelles erreurs humaines faites par le personnel comptable d’une entreprise, ou par l’entreprise sous-traitée qui s’en occupe. En effet, il peut arriver qu’entre les différents calculs d’impôts, les congés des uns, les heures supp’ des autres, une certaine confusion puisse s’installer, ce qui risque de créer des incohérences, et, effet boule de neige, une perte de temps pour l’entreprise qui va devoir chercher d’où vient le problème et le résoudre.
La prise en main d’un logiciel de traitement de la paie permet de réduire au maximum la fenêtre de risques liée à la complexité des opérations de rémunération. Ce type de solution de gestion des écritures comptables est polyvalent et s’adapte à l’entreprise dans lequel il est installé, quelque soit sa taille. En revanche, bien que la centralisation, la gestion et l’uniformisation des processus présente un avantage certain, il ne dispense en aucun cas d’une équipe de comptables. En ce qui concerne la gestion de la rémunération, les employés qui ont la charge de cette tâche pourront gérer l’encodage des données et la vérification de celles-ci, ce qui engendrera un réel gain de temps, tout en améliorant leurs conditions de travail par la baisse du stress que la complexité que la gestion de la paie amène.