Selon une étude menée par l’Université d’Oxford, les employés qui ont participé à des événements de team building ont montré une amélioration de 12% de leur productivité, comparativement à ceux qui n’ont pas participé à de tels événements. De plus, ces événements ont également été associés à une augmentation de 20% de l’engagement des employés.
Alors, comment votre entreprise peut-elle tirer parti de ces événements pour stimuler l’engagement des employés et améliorer les performances ? C’est ce que nous allons explorer dans cet article détaillé sur l’organisation d’événements en entreprise. Que vous cherchiez à améliorer la cohésion de l’équipe, à lancer un nouveau produit, ou simplement à célébrer une étape importante, nous vous guiderons à travers toutes les étapes pour organiser un événement réussi.
Quels types d’évènements organiser en entreprise ?
Il existe une grande variété d’évènements que les dirigeants peuvent initier en faveur de leur personnel, de leur clientèle ou de leurs partenaires. Ainsi, le type d’évènements varie en fonction de la cible visée, mais aussi des objectifs fixés. Vous avez le choix entre :
Team Building
Les événements de team building visent à renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe. Ils peuvent prendre de nombreuses formes, comme des ateliers de résolution de problèmes, des activités de plein air, des jeux de société, des activités artistiques ou même des voyages d’équipe. Ces événements favorisent une meilleure communication, renforcent les liens entre les membres de l’équipe et améliorent la productivité.
Séminaires et Ateliers
Ces événements ont généralement un but éducatif. Ils peuvent être utilisés pour présenter de nouvelles stratégies ou technologies, pour former les employés à de nouvelles compétences ou pour discuter de l’évolution du marché et des tendances du secteur. Ces événements offrent également l’occasion de partager des connaissances et de stimuler la créativité.
Conférences et Expositions
Ces événements permettent à une entreprise de présenter ses produits ou services à un public plus large. Ils peuvent servir à lancer de nouveaux produits, à établir des relations avec des partenaires potentiels et à renforcer la réputation de l’entreprise.
Fêtes et Célébrations
Les événements sociaux, comme les fêtes de fin d’année, les anniversaires de l’entreprise ou les célébrations de la réussite d’un projet, peuvent grandement contribuer à la culture d’entreprise et au moral des employés. Ils permettent de reconnaître les efforts des employés et de célébrer les réussites ensemble.
Événements de Networking
Ces événements offrent aux employés l’occasion de rencontrer des personnes de l’industrie, d’échanger des idées, de nouer des relations et d’élargir leur réseau professionnel.
Voyages et Retraites d’Entreprise
Ces événements, généralement organisés hors du lieu de travail, permettent aux employés de se détendre, de se ressourcer et de renouveler leur engagement envers l’entreprise. Ils peuvent également inclure des sessions de formation, des activités de team building et des discussions stratégiques.
Il faut dire que les évènements sont une bonne occasion de sortir un peu du cadre formel de travail.
Organiser un évènement en entreprise : quels avantages ?
Quel que soit le type d’évènement organisé par l’entreprise, les avantages sont toujours nombreux et à divers niveaux.
Pour les salariés
Les évènements ludiques ont pour effet immédiat la création d’une bonne cohésion au sein des équipes, mais aussi de permettre à chacun de se sentir important. En effet, l’épanouissement personnel de chaque collaborateur est aujourd’hui essentiel pour son efficacité et le développement de son plein potentiel. Il en est de même pour les évènements de distinction qui augmentent la confiance en soi. Les formations et séminaires leur permettent de se perfectionner et de rencontrer des experts de leur domaine.
Pour l’entreprise
Les évènements de développement de compétences sont un atout considérable pour l’entreprise à long terme. Une fois de nouvelles connaissances acquises, chaque salarié les met au service du développement de l’organisation. Il s’agit d’un investissement à long terme dont les retombées financières se remarquent également sur la durée.
Les ateliers de rencontre avec les partenaires permettent à l’entreprise d’informer, de nouer de nouveaux partenariats, de signer de nouveaux contrats, d’obtenir de meilleurs financements ou de s’étendre à l’international.
En outre, organiser des évènements en faveur des clients est un bon moyen pour resserrer les liens entre les deux acteurs. L’entreprise prend ainsi le pouls de sa popularité auprès de son public. Elle peut désormais orienter ses actions de marketing, perfectionner ses prestations et fidéliser sa clientèle.
Quels facteurs prendre en compte ?
Parce qu’organiser un évènement en entreprise est une décision déterminante, certains facteurs essentiels sont à considérer. Il s’agit entre autres :
- des objectifs visés ;
- du budget alloué à l’évènement ;
- de la disponibilité des ressources à mobiliser ;
- du lieu de l’évènement et de sa durée ;
Il est préférable d’établir une feuille de route afin de pouvoir évaluer clairement tous ces facteurs.
Comment organiser un évènement avec succès en entreprise ?
Pour réussir vos évènements en entreprise, il est important de procéder par étapes. Généralement, faire une étude globale et une planification est nécessaire pour évaluer à quel point votre évènement est rentable pour l’entreprise.
Pourquoi organisez-vous cet évènement ?
Comme mentionné précédemment, le type d’évènement est fonction des objectifs de l’entreprise. Définir clairement ces objectifs implique à la fois d’identifier la cible et le type. Une fois identifiés, les dirigeants sont en mesure de faire une meilleure planification des différents points-clés.
L’entreprise dispose-t-elle des ressources nécessaires ?
Il s’agit ici de toutes les ressources financières et matérielles nécessaires. L’entreprise doit évaluer le coût de son évènement et déterminer la disponibilité de ses moyens financiers. Il est toujours préférable pour une entreprise d’utiliser ses propres finances pour assurer ses évènements. Toutefois, il est fort possible qu’à l’issue d’une entente, un évènement soit pris en charge par un partenaire externe. De même, l’entreprise peut avoir besoin de louer des voitures ou du matériel de dernière technologie si elle ne dispose pas de la logistique nécessaire.
Définir les objectifs de l’événement
La première étape pour organiser un événement réussi est de définir clairement vos objectifs. Qu’espérez-vous accomplir avec cet événement ? Voulez-vous stimuler les ventes, renforcer l’engagement des employés, lancer un nouveau produit, ou peut-être un peu de tout ? Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez commencer à planifier l’événement en conséquence.
Choisir le bon lieu
Le lieu de votre événement doit être adapté à sa taille, à sa nature et à votre public. Un lieu trop grand ou trop petit peut nuire à l’atmosphère de l’événement. Assurez-vous également que le lieu est facilement accessible pour vos participants et qu’il dispose des installations nécessaires.
Établir un budget
L’établissement d’un budget réaliste est essentiel pour la réussite de votre événement. Tenez compte de tous les coûts potentiels, y compris le lieu, la restauration, l’équipement audiovisuel, le marketing, les frais de personnel, et plus encore. N’oubliez pas de prévoir une marge de manœuvre pour les dépenses imprévues.
Planifier le contenu de l’événement
Que vous organisiez un séminaire, une conférence ou une soirée de lancement de produit, le contenu de votre événement doit être engageant et pertinent pour votre public. Cela pourrait inclure des conférenciers invités, des ateliers, des démonstrations de produits, des panels de discussion, et plus encore.
La communication autour de l’évènement
Utilisez tous les canaux de communication à votre disposition pour promouvoir votre événement. Cela pourrait inclure le courrier électronique, les médias sociaux, la publicité en ligne, la presse, et plus encore. Assurez-vous de communiquer clairement les détails de l’événement, y compris la date, l’heure, le lieu, le programme et les informations d’inscription.
Prévoir la logistique
Assurez-vous de disposer de suffisamment de personnel pour gérer l’événement le jour J. Cela comprend le personnel d’accueil, les techniciens audiovisuels, le personnel de restauration, et plus encore. Assurez-vous également que vous avez un plan en place pour faire face à toute urgence ou imprévu.
Exemple d’évènement d’entreprise réussi célèbre
Ces exemples illustrent la variété des façons dont les événements d’entreprise peuvent être utilisés pour atteindre une gamme d’objectifs, du renforcement des relations avec les clients et les partenaires, à la promotion de nouveaux produits, à la création d’une communauté.
Salesforce
Salesforce, le leader mondial des plateformes de gestion de la relation client (CRM), organise chaque année un événement appelé Dreamforce. Cet événement rassemble des dizaines de milliers de participants pour des conférences, des ateliers, des concerts et plus encore. Dreamforce est un excellent exemple de la façon dont un événement peut être utilisé pour renforcer une communauté de clients et de partenaires, stimuler l’innovation et générer des ventes. Par exemple, lors de l’événement Dreamforce 2019, Salesforce a annoncé plusieurs partenariats importants et a présenté de nouveaux produits, contribuant à stimuler la croissance de l’entreprise.
Airbnb
En 2014, Airbnb a organisé un événement appelé « Airbnb Open » pour rassembler sa communauté d’hôtes du monde entier. L’événement a offert des séances de formation, des panels de discussion et des occasions de réseautage, permettant aux hôtes d’apprendre, de partager leurs expériences et de se connecter les uns avec les autres. Cet événement a renforcé la relation entre Airbnb et sa communauté d’hôtes, ce qui est essentiel pour le modèle d’affaires de l’entreprise.
Conclusion
La mise en œuvre réussie d’un événement d’entreprise peut avoir un impact profond et durable sur le moral des employés, l’image de marque de l’entreprise et même sa performance financière. Les événements d’entreprise sont des occasions uniques de renforcer l’esprit d’équipe, de promouvoir la créativité et l’innovation, de récompenser les réussites et de développer de nouvelles compétences. Ils permettent également d’interagir avec les clients, les partenaires et les parties prenantes de manière plus personnelle et mémorable.
Cependant, organiser un événement d’entreprise réussi n’est pas une tâche facile. Il nécessite une planification minutieuse, une gestion efficace des ressources, une attention particulière aux détails, et une excellente communication. Qu’il s’agisse de choisir le bon lieu, de gérer le budget, de faire de la publicité pour l’événement ou de s’assurer que tout se passe comme prévu le jour de l’événement, chaque étape doit être soigneusement considérée et exécutée.
Cela peut sembler une tâche ardue, mais le retour sur investissement peut être énorme. Un événement d’entreprise bien organisé peut non seulement atteindre les objectifs fixés, mais aussi dépasser les attentes, laissant un souvenir indélébile dans l’esprit des participants et contribuant à l’essor de l’entreprise. C’est pourquoi il vaut la peine d’investir du temps, de l’énergie et des ressources dans l’organisation d’événements d’entreprise de qualité.