Qu’il s’agisse d’une TPE ou d’une PME, un employeur à des obligations à respecter dont la plus basique : payer les salariés. Cela se fait notamment par l’établissement de la fiche de paie qui regroupe plusieurs informations. Pour aider ce dernier à établir les fiches de paie et avoir du temps pour consacrer à son activité, il existe plusieurs solutions adaptées. L’une d’elles est de gérer la fiche de paie en ligne. Démarche écologique, économie de temps, et hausse de la productivité des ressources humaines, voilà quelques atouts de gérer la fiche de paie en ligne.
Qu’est-ce que la fiche de paie
En Belgique comme en France, une fiche de paie ou un bulletin de salaire est un document descriptif obligatoire transmis à un salarié par son employeur selon la périodicité du paiement. Autrement dit, le bulletin de salaire n’est rien d’autre qu’un récapitulatif des informations relatives à la rémunération de l’employé. De manière générale, elle intervient à la fin de chaque mois et doit être délivrée obligatoirement par l’employeur à ses salariés sous peine de se retrouver devant les tribunaux.
Comment transmettre la fiche de paie à un salarié ? Plusieurs options s’offrent à l’employeur, soit il l’envoie par voie électronique, par voie postale, soit il remet le bulletin de paie en main propre. Depuis quelques années, l’employeur n’a plus besoin d’une autorisation du salarié avant d’envoyer la fiche de paie par voie électronique. L’essentiel est que ce document parvienne au salarié de manière sécurisée. Cependant, s’il souhaite l’avoir de manière physique, à lui de le faire savoir par une demande écrite à l’employeur.
Que comporte un bulletin de salaire ?
En France, chaque chef d’entreprise à l’obligation de remettre selon la périodicité à tout salarié un bulletin de paie. Ce dernier doit comporter quelques mentions obligatoires. Parmi ces dernières nous avons :
- les informations par rapport au temps de travail,
- celles relatives aux prélèvements fiscaux,
- la somme nette versée au salarié,
- les coordonnées de l’employeur.
À cela s’ajoute aussi l’identification du salarié (son nom, sa position hiérarchique, et son emploi), le calcul du salaire, les congés payés, la mention incitative, les tickets de restauration, etc. Tout ceci rend d’ailleurs la lecture de la fiche de paie souvent un peu plus compliquée.
Comment fonctionne la fiche de paie en ligne
Rapidité et efficacité, beaucoup d’entreprises optent pour la fiche de paie en ligne. Cette solution prend en charge toutes les tâches liées à fiche de paie. Tout ce qu’il faudra faire est d’entrer les variables par rapport à la rémunération des salariés : les congés payés, la somme de la paie… Le salaire est calculé automatiquement par le logiciel de comptabilité qui présente ensuite le bulletin de paie.
Les avantages de la fiche de paie en ligne pour une entreprise
L’élaboration des bulletins de salaire entraine des coûts supplémentaires pour une société. Entre autres, il y a les frais de stockage, les frais d’impression et d’autres. En tout, le coût d’une fiche de paie élaborée en version papier est d’environ 3 euros par employé. À l’inverse, un bulletin de salaire électronique est estimé à environ 1 euro par document. Pour faire simple, gérer une fiche de paie en ligne, c’est se faire des économies. Par exemple, une structure qui a plus de 2000 fera une économie de plus de 24 000 euros/an, bien sûr si tous les employés ou salariés de la structure choisissent la dématérialisation de la paie.
Fiche de paie en ligne : un gain de temps
En plus de faire des économies, une entreprise qui opte pour la fiche de paie en ligne fera aussi des économies de temps. En effet, gérer le bulletin de salaire en ligne permet au spécialiste de la gestion de la paie de réduire les risques d’irrégularités et d’éliminer certaines tâches. Aussi, les salariés peuvent avoir accès facilement aux informations concernant la paie et aussi la fiche de paie est pratique pour les organismes sociaux.
De plus, la dématérialisation de paie permet à l’entreprise de centraliser toutes les données, d’archiver facilement les bulletins de salaire et également d’y accéder à tout moment. Quant au salarié, celui-ci pourra accéder à ces documents facilement et le problème de perte de bulletin est résolu.
Par ailleurs, l’agent de paie n’a pas besoin d’installer un logiciel ni de payer les frais de licence, ce qui constitue une économie d’argent pour la société.
Fiche de paie en ligne : Sain pour l’environnement
Comme souligné un peu plus haut, une entreprise qui a 2 000 employés produit en moyenne 70 000 documents RH chaque année. Gérer la fiche de paie en ligne, c’est réduit l’utilisation de papier, d’encre et d’enveloppe. C’est donc une meilleure option pour préserver l’environnement.
Pour terminer, toutes les sociétés qui utilisent la technologie pour gérer la paie de leurs employés envoient un message positif. Pour être plus précis, elles montrent qu’elles sont capables de s’adapter à la nouvelle technologie.