Plongez au cœur du monde fascinant de l’amélioration continue avec la méthode PDCA ou la roue de Deming. Connue pour transformer les processus organisationnels et optimiser l’efficacité, cette stratégie est une force motrice derrière les succès de nombreuses entreprises de premier plan. Mais comment fonctionne-t-elle exactement ? Et comment peut-elle être utilisée pour maximiser la performance de votre organisation ?
Au fil de cet article, nous dévoilons le potentiel de la méthode PDCA, expliquons son lien avec le Lean management, et vous montrons comment l’implémenter de manière efficace. Que vous soyez un professionnel chevronné ou simplement curieux d’en savoir plus sur ce concept puissant, embarquez avec nous dans cette exploration détaillée de la méthode PDCA.
Qu’est-ce que la roue de Deming ?
Le cycle de Deming est un modèle de management de la qualité qui consiste en une séquence logique de quatre étapes clés :
- Planifier,
- faire,
- étudier,
- agir.
Les anglophones utilisent l’acronyme PDCA pour Plan, Do, Check, Act.
Explication de la méthode PDCA
Le PDCA est un processus itératif visant à améliorer continuellement les produits, les personnes et les services. Il est devenu une partie intégrante de ce que l’on appelle aujourd’hui le Lean management. Le modèle « Plan, Do, Check, Act » comprend l’essai de solutions, l’analyse des résultats et l’amélioration des procédés.
Par exemple, imaginez que vous ayez beaucoup de plaintes de clients concernant la lenteur de votre équipe de support. Vous devrez alors probablement améliorer le mode de fonctionnement de votre équipe afin de maintenir la satisfaction des clients. C’est là que le PDCA peut vous être utile.
Histoire de la roue de Deming
Dans les années 1920, l’éminent statisticien Walter A. Shewhart a introduit un modèle composé de Plan, Do, See – qui peut être considéré comme l’une des plus importantes perspectives de perfectionnement des méthodes à un stade précoce. Deming voyait son propre cycle comme étant la continuation naturelle de ce modèle.
L’expérience de Deming en tant qu’ingénieur lui a donné un aperçu des procédures industrielles et de la réalité matérielle des tentatives de standardisation des opérations pour fonctionner à l’échelle. Il a ensuite étudié la physique mathématique, ce qui l’a placé dans une position privilégiée pour contribuer à la science croissante des statistiques. Les techniques d’échantillonnage de Deming, par exemple, sont toujours utilisées par le Département américain du recensement et le Bureau des statistiques du travail.
L’une des grandes réussites du travail de Deming pourrait être considérée comme son influence sur le miracle économique japonais de l’après-guerre, où l’économie japonaise s’est remise des dommages causés par la guerre pour s’affirmer comme la deuxième plus grande économie du monde.
En 1950, il a prononcé un discours au centre de convention Hakone à Tokyo sur son concept d’administration de la qualité des produits statistiques. Les thèmes de ce discours sont ceux que nous allons explorer tout au long de cet article, en particulier :
- Mise en place d’un système de management de la qualité
- Réduire les défauts grâce à une meilleure uniformité de la qualité
- Comprendre ce que la qualité doit signifier dans le contexte
La roue de Deming en 4 étapes
La plupart des entreprises veulent s’améliorer, cette démarche porte le nom de management de la qualité. Mais lorsqu’il s’agit d’apporter les changements nécessaires, beaucoup ne le font pas. La bureaucratie, le cloisonnement et même la culture peuvent bloquer le progrès et freiner l’innovation.
La méthode Plan-Faire-Vérifier-Agir aide les entreprises à sortir de la stagnation et à passer à un système de pilotage de l’amélioration continue. Découvrez le fonctionnement de la roue de Deming et les avantages que vous pouvez tirer de son utilisation dans votre entreprise.
Pour mettre en place la méthode PDCA au sein de votre organisation, vous devrez suivre une méthode constituée de 4 étapes. Ces dernières doivent être suivies dans un ordre bien précis, et en cas d’objectif non atteint, tout devra être recommencé depuis le début.
Étape 1 – Phase de préparation
La première étape de la roue de Deming est une phase de réflexion. En effet, il va vous falloir réaliser un audit en interne. Ce dernier va vous permettre d’identifier le ou les problème(s), et de savoir quelle(s) solution(s) vous aller devoir mettre en place. Un plan est alors établi pour mener à bien le projet.
Il ne faut pas oublier que la roue de Deming est avant tout un outil de management. Aussi, pour réaliser cet état des lieux, il faudra recueillir les idées de chacun des salariés de votre entreprise. Ces derniers se sentiront impliqués, et accueilleront plus volontiers les changements que vous serez amener à mettre en œuvre.
Cette phase de préparation est aussi l’occasion de définir dès à présent le plan des prochaines étapes. Vous devez ainsi réaliser un planning, mais aussi définir les indicateurs à suivre, et le coût financier de cette opération. Tous ces éléments devront être réunis dans une sorte de cahier de charges qui vous suivra tout au long.
Étape 2 – Mise en œuvre
Cette deuxième étape vous invite à entrer concrètement dans l’action. Ainsi, vous devez commencer à mettre en place toutes les possibilités que vous avez listées au cours de la première étape.
Ces dernières se découpent par actions affectées à chacune de vos équipes. Pour s’assurer de l’aboutissement de cette étape, il est essentiel de veiller régulièrement au respect du cahier des charges et du plan.
Ainsi, vous devrez vérifier que les délais sont respectés, tout comme votre budget. De plus, n’oubliez pas que la roue de Deming vient d’une méthode de gestion de la qualité, cette dernière doit donc être au rendez-vous.
Étape 3 – Le contrôle
Cette troisième étape intervient lorsque les actions de la seconde étape sont terminées. Il s’agit désormais de vérifier que tout le travail a été réalisé selon le cahier des charges établi en amont.
Il s’agit donc d’analyser précisément ce qui est effectué à plusieurs niveaux : comment s’est déroulé la communication au cours de la mise en place de ces actions ? Est-ce que les délais ont bien été respectés ?
Il est également intéressant, toujours en en collaboration avec l’ensemble des salariés, de faire le point sur les points forts et les points faibles, afin de savoir ce qui peut être amélioré et ce qui peut être transposé à d’autres services.
Étape 4 – Ajustement
C’est au cours de cette dernière étape que vous devrez choisir ce que vous allez faire en fonction des résultats constatés au cours de l’étape 3.
Ainsi, s’il s’avère que vous jugez que les résultats ne sont pas concluants, ou que vous n’avez pas réussi à atteindre les objectifs fixés, vous devrez reprendre la méthodologie depuis l’étape 1.
Mais il peut très bien que les résultats soient satisfaisants, que ce soit en tout ou partie.
S’ils le sont totalement, vous pourrez déployer les solutions trouvées sur plusieurs autres services. S’ils le sont partiellement, ajustez ce qui ne va pas, et améliorez-les.
Retour à l’étape 1
Lorsque les 4 étapes ont été réalisées et que le problème est résolu, il est nécessaire d’identifier le problème suivant. Si l’expérience ne réussit pas, l’étape Acte doit être omise et le nouveau cycle doit être lancé. Dans l’étape de planification, il faut trouver de nouvelles idées pour résoudre le problème. Et le mécanisme recommence via des audits successifs qui sont réalisés
L’outil PDCA favorise le travail d’équipe, c’est pourquoi il doit être utilisé lors des réunions d’équipe pour faire le point sur les initiatives de progrès et choisir les outils appropriés pour mener à bien chaque étape.
Quand devriez-vous utiliser la méthode PDCA ?
La roue de Demming est un outil utile qui peut être utilisé pour un certain nombre d’applications :
- Explorer et tester plusieurs solutions dans le cadre d’un petit essai contrôlé
- Éviter le gaspillage en captant et en adaptant les solutions inefficaces avant de les déployer à grande échelle
- Mettre en œuvre le changement et l’amélioration continue
- Mise en œuvre de la gestion de la qualité totale ou des initiatives Six Sigma
- Développer ou améliorer une méthodologie
Ce qui est formidable avec le PDCA, c’est qu’il peut être appliqué à tous les secteurs et à tous les types d’organisations.
Avantages de la roue de Deming
Le cycle du PDCA présente un certain nombre d’avantages et d’inconvénients. Tenez-en compte avant de décider d’appliquer le cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir à différents projets.
- Polyvalent : vous pouvez utiliser la roue de Deming dans divers environnements commerciaux et pour un certain nombre d’applications. Les cas d’utilisation potentiels comprennent la gestion de projet, le change management, le développement de produits et l’utilisation optimale des ressources.
- Simple et puissant : Le modèle PDCA est simple et facile à comprendre, mais il constitue un puissant moteur de changement et d’amélioration tout en réduisant le gaspillage et en augmentant l’efficacité.
Inconvénients de la roue de Deming
- Difficile à faire : Bien que le modèle soit simple, le travail n’est pas facile. Comme le PDCA divise les progrès de chaque process en petites étapes, il peut être lent et n’est probablement pas une bonne solution pour les projets urgents.
- Nécessite un engagement : La roue de Deming n’est pas un événement ponctuel. Il s’agit d’un processus continu et permanent, qui nécessite donc un engagement et une adhésion du sommet à la base. Sans une direction engagée, le cycle du PDCA ne peut pas fonctionner efficacement à long terme.
Utiliser le cycle PDCA dans le cadre du Kaizen
Le PDCA soutient à la fois les principes et la pratique de l’amélioration continue et du Kaizen.
Kaizen est un concept japonais qui signifie « amélioration continue ». Il s’agit d’une philosophie de gestion qui vise à impliquer tous les employés d’une entreprise, du PDG au personnel de bureau, dans un effort constant d’améliorer la qualité, l’efficacité et la productivité.
Kaizen se concentre sur la réalisation de petits changements continus et progressifs plutôt que de grandes modifications radicales. Il soutient l’idée que de petites améliorations cumulatives peuvent conduire à des bénéfices significatifs à long terme.
Le PDCA (Plan-Do-Check-Act ou Planifier-Exécuter-Vérifier-Ajuster) est un modèle de gestion de la qualité totale et une méthode de résolution de problèmes développée par W. Edwards Deming. C’est un cycle d’amélioration continue qui peut être utilisé pour soutenir l’approche Kaizen.
Voici comment le PDCA se connecte avec Kaizen :
- Planifier (Plan) : Dans cette étape, une équipe identifie un problème ou une opportunité d’amélioration, puis conçoit un plan pour réaliser cette amélioration. Les données sont collectées, les objectifs sont définis et une solution est proposée.
- Exécuter (Do) : L’équipe met en œuvre le plan, souvent sur une petite échelle au début pour tester son efficacité.
- Vérifier (Check) : Les résultats de l’action sont examinés et comparés aux objectifs fixés lors de la phase de planification. Des données sont collectées pour déterminer si le plan a été efficace pour résoudre le problème ou exploiter l’opportunité.
- Ajuster (Act) : Si le plan a réussi, il est adopté et étendu à d’autres parties de l’entreprise. Si le plan n’a pas réussi, les données collectées lors de l’étape « Vérifier » sont utilisées pour analyser ce qui a mal tourné et proposer de nouvelles solutions.
Dans l’approche Kaizen, ce cycle PDCA est constamment en cours, car l’amélioration est vue comme un processus continu plutôt que comme un objectif fini. L’objectif est d’adopter une culture d’amélioration continue où chaque employé est constamment à la recherche de moyens d’améliorer les processus et les systèmes.
Autres modèles de management basés sur Deming
La roue de Deming a été mise en œuvre dans de nombreux modèles. Le plus intéressant est l’évolution du PDCA utilisé dans le cycle Six sigma, le DMAIC : Définir, Mesurer, Analyser, Improve (Améliorer), Contrôler
DMAIC est le cycle PDCA modifié, qui comprend :
- Définir les objectifs
- Mesurer les caractéristiques qui sont essentielles à la qualité
- Analyser le processus et le produit et développer des alternatives
- Améliorer le produit et le processus
- Contrôler l’état futur du processus (pour éviter l’entropie)
L’autre exemple est la norme ISO 9001, qui l’utilise pour décrire l’approche système utilisée dans la norme.
Le lien entre la roue de deming et le lean management
Lean management est une approche de gestion qui vise à minimiser les déchets dans une organisation tout en maximisant la productivité et l’efficacité. Le Lean management a été popularisé par le système de production Toyota, qui s’est concentré sur l’élimination de tout ce qui n’ajoute pas de valeur au produit final.
Les sept types de déchets identifiés par le Lean management sont : les déchets de transport, les déchets d’inventaire, les déchets de mouvement, les déchets d’attente, les déchets de surproduction, les déchets de surtraitement, et les déchets de produits défectueux.
En outre, le Lean management met l’accent sur le respect des personnes et l’amélioration continue. Respecter les personnes signifie reconnaître que les employés sont le plus grand atout de l’organisation et les impliquer activement dans l’amélioration des processus. L’amélioration continue, souvent appelée Kaizen, est un effort constant pour améliorer les produits, les services ou les processus.
La roue de Deming, ou cycle PDCA, joue un rôle crucial dans le Lean management. C’est une méthode systématique pour l’amélioration continue, ce qui est fondamental dans l’approche Lean. Le PDCA aide les organisations à identifier les inefficacités, à tester les améliorations possibles, à examiner leurs effets, puis à normaliser et à répéter le processus pour une amélioration constante.
Par exemple, une organisation peut utiliser le cycle PDCA pour réduire le gaspillage d’attente dans un processus de production. Ils planifieraient d’abord un changement dans le processus pour réduire l’attente, le mettraient en œuvre, vérifieraient si l’attente a effectivement diminué et ajusteraient ensuite le processus en fonction des résultats. Ensuite, ils recommenceraient le cycle, en se concentrant peut-être sur un autre type de déchet ou sur une autre partie du processus.
Ainsi, la roue de Deming ou le cycle PDCA est un outil précieux pour réaliser l’objectif du Lean management d’éliminer les déchets et d’optimiser les processus pour une amélioration continue.
Conclusion
La roue de Deming, également connue sous le nom de méthode PDCA (Planifier, Faire, Vérifier, Agir), est un outil précieux pour toutes les organisations qui cherchent à améliorer continuellement leurs processus. Bien qu’elle puisse paraître simple à première vue, sa mise en œuvre nécessite une compréhension approfondie de chaque étape et une volonté de l’appliquer de manière systématique et rigoureuse.
Au cœur du Lean management, le PDCA est une méthode efficace pour minimiser les déchets et maximiser l’efficacité, conduisant à une amélioration constante de la performance. Pour faire de cette méthode un succès, il est essentiel d’impliquer toute l’équipe dans le processus, de la planification à l’action, en passant par la vérification des résultats et les ajustements nécessaires pour une optimisation continue.