Comment se faire rembourser les indemnités kilométriques ?

Dès lors que vous utilisez votre véhicule personnel à titre professionnel, vous pouvez bénéficier du remboursement d’indemnités kilométriques. Cela présente plusieurs avantages fiscaux, et est très encadré par la loi.

Le remboursement des indemnités kilométriques, dans quelle situation ?

Que vous soyez dirigeant ou salarié, vous pouvez bénéficier du remboursement d’indemnités kilométriques dans le cadre de vos trajets professionnels, sous réserve de respecter certaines conditions.

Ainsi, vous n’êtes concerné que si vous utilisez votre propre véhicule personnel car vous n’avez aucune autre solution. Vous n’êtes donc pas concerné si vous bénéficiez d’un véhicule de fonction, ou si le véhicule utilisé est immatriculé au nom de l’entreprise. De plus, le trajet concerné doit être effectué dans le cadre de votre activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.

En général le trajet du domicile vers le lieu de travail ne peut pas bénéficier du remboursement d’indemnités kilométriques. Toutefois, il existe une exception. En effet, vous pouvez être concerné si vous êtes dans l’obligation de prendre votre véhicule personnel en raison de problèmes horaires ou d’impossibilité d’utiliser les transports en commun, et dans la mesure où vous résidez à plus de 50km de votre entreprise, et que cela représente plus d’1h30 en transports en commun.

Comment se faire rembourser ses kilomètres ?

Pour bénéficier du remboursement des kilomètres effectués à titre professionnel avec votre véhicule pour le trajet en question, vous devrez fournir établir une note de frais auprès de votre entreprise.

Ce document permettra de justifier votre déplacement et d’inclure éventuellement d’autres frais que vous auriez pu supporter (restaurant, hôtel…). Vous devrez donc y indiquer la date et le lieu, mais aussi, l’objet du déplacement. Bien entendu, pour que le calcul du remboursement puisse être fait, vous devrez fournir une copie de votre carte grise.

En effet, le remboursement des frais kilométriques intervient selon un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce dernier tient compte de la puissance fiscale du véhicule personnel utilisé, ainsi que du nombre total de kilomètres effectués.

Ce barème a été établi afin de pouvoir couvrir non seulement les frais de carburant, mais aussi l’usure du véhicule, les frais d’entretien et de réparation, et l’assurance.  Toutefois, il n’inclut pas les frais de péage ou de parking. Aussi, ces derniers doivent apparaître distinctement sur votre note de frais, en y joignant les justificatifs concernés.

Pour prendre un exemple, sur le barème 2020, si vous disposez d’un véhicule de 5 chevaux fiscaux, et que vous parcourez moins de 5 000 km, le montant de votre remboursement correspondra à la distance parcourue multipliée par 0.548. Sur une distance de 10 km, vous serez donc remboursé de 5.48 €.

Avantages et inconvénients de ce système

Le remboursement des kilomètres professionnels présente plusieurs avantages, à la fois pour l’entreprise, mais aussi pour le salarié ou le dirigeant qui perçoit ce montant.

Ainsi, pour le salarié, le montant ainsi perçu est net de charges sociales et fiscales. Ainsi, aucune cotisation sociale ne lui sera prélevée, et il ne sera pas soumis à l’impôt sur le revenu.

Côté entreprise, la somme est déductible des résultats. De plus, dans la mesure où le trajet représente moins de 15 000 km par an et par personne, la société ne sera redevable d’aucune taxe sur les véhicules de sociétés.

Les inconvénients se présentent surtout pour les sociétés qui demandent de nombreux déplacements à leurs salariés. En effet la gestion du remboursement des frais kilométriques peut s’avérer contraignant et coûteux. Dans ces cas-là, il est souvent préférable de mettre des véhicules de fonction à disposition des salariés.

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