Si vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels, vous pourriez passer à côté d’économies substantielles. Saviez-vous que vous pourriez obtenir un remboursement des indemnités kilométriques pour chaque kilomètre parcouru ? En plus de soulager votre portefeuille, cela peut également offrir des avantages fiscaux intéressants. Dans cet article, nous allons détailler comment vous pouvez tirer parti de ce système, les conditions pour en bénéficier, et comment éviter les pièges communs. Ainsi, la prochaine fois que vous monterez dans votre voiture pour un voyage d’affaires, vous saurez que chaque kilomètre compte vraiment. Prêt à mettre le turbo sur vos économies ?
Le remboursement des indemnités kilométriques, dans quelle situation ?
Que vous soyez dirigeant ou salarié, vous pouvez bénéficier du remboursement d’indemnités kilométriques dans le cadre de vos trajets professionnels, sous réserve de respecter certaines conditions.
Ainsi, vous n’êtes concerné que si vous utilisez votre propre véhicule personnel car vous n’avez aucune autre solution. Vous n’êtes donc pas concerné si vous bénéficiez d’un véhicule de fonction, ou si le véhicule utilisé est immatriculé au nom de l’entreprise. De plus, le trajet concerné doit être effectué dans le cadre de votre activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.
En général le trajet du domicile vers le lieu de travail ne peut pas bénéficier du remboursement d’indemnités kilométriques. Toutefois, il existe une exception. En effet, vous pouvez être concerné si vous êtes dans l’obligation de prendre votre véhicule personnel en raison de problèmes horaires ou d’impossibilité d’utiliser les transports en commun, et dans la mesure où vous résidez à plus de 50km de votre entreprise, et que cela représente plus d’1h30 en transports en commun.
Barème des frais kilométriques pour les véhicules
Le barème des frais kilométriques pour les véhicules est mis à jour chaque année par l’administration fiscale en France. Il prend en compte la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Le barème inclut la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances. Depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculé à partir de ces barèmes est majoré de 20% pour les véhicules électriques. Les tarifs pour les voitures et les deux-roues peuvent être consultés dans les liens fournis.
https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14686
https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique
Déduction des frais professionnels
Chaque année, les contribuables bénéficient d’une déduction forfaitaire automatique de 10% appliquée à leurs revenus pour couvrir certaines dépenses courantes, y compris les frais de transport. Cependant, si les contribuables estiment avoir dépensé davantage pour leurs frais professionnels, ils ont la possibilité de renoncer à cette déduction forfaitaire et de déduire leurs dépenses réelles ou d’utiliser les barèmes kilométriques publiés par l’administration fiscale.
Frais de déplacement domicile – travail
Pour les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, le kilométrage pris en compte dans la déclaration de revenus est généralement limité à 40 km si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail. Toutefois, la totalité de la distance peut être prise en compte si cet éloignement est justifié par des circonstances particulières liées à l’emploi occupé ou à des situations familiales ou sociales particulières.
Frais d’utilisation du véhicule à des fins professionnelles
Les frais de déplacement liés à l’exercice de la profession peuvent également être déduits. Les contribuables ont le choix de déduire leurs dépenses réelles sur justificatif ou d’utiliser les barèmes des frais kilométriques publiés par l’administration fiscale.
Remboursement des frais de déplacement par l’employeur
Les sommes correspondant au remboursement des frais de déplacement par l’employeur doivent être ajoutées au salaire déclaré.
Autres frais déductibles
En plus des frais kilométriques, il est possible d’ajouter d’autres frais tels que les intérêts d’emprunt en cas d’achat à crédit, les frais de péages et les frais de stationnement. Les contribuables doivent être en mesure de fournir les justificatifs appropriés pour ces frais.
Comment se faire rembourser ses kilomètres ?
Pour bénéficier du remboursement des kilomètres effectués à titre professionnel avec votre véhicule pour le trajet en question, vous devrez fournir établir une note de frais auprès de votre entreprise.
Ce document permettra de justifier votre déplacement et d’inclure éventuellement d’autres frais que vous auriez pu supporter (restaurant, hôtel…). Vous devrez donc y indiquer la date et le lieu, mais aussi, l’objet du déplacement. Bien entendu, pour que le calcul du remboursement puisse être fait, vous devrez fournir une copie de votre carte grise.
En effet, le remboursement des frais kilométriques intervient selon un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce dernier tient compte de la puissance fiscale du véhicule personnel utilisé, ainsi que du nombre total de kilomètres effectués.
Ce barème a été établi afin de pouvoir couvrir non seulement les frais de carburant, mais aussi l’usure du véhicule, les frais d’entretien et de réparation, et l’assurance. Toutefois, il n’inclut pas les frais de péage ou de parking. Aussi, ces derniers doivent apparaître distinctement sur votre note de frais, en y joignant les justificatifs concernés.
Pour prendre un exemple, sur le barème 2020, si vous disposez d’un véhicule de 5 chevaux fiscaux, et que vous parcourez moins de 5 000 km, le montant de votre remboursement correspondra à la distance parcourue multipliée par 0.636. Sur une distance de 10 km, vous serez donc remboursé de 6.36 €.
Tableau des Indemnités kilométriques
Avantages et inconvénients de ce système
Le remboursement des kilomètres professionnels présente plusieurs avantages, à la fois pour l’entreprise, mais aussi pour le salarié ou le dirigeant qui perçoit ce montant.
Ainsi, pour le salarié, le montant ainsi perçu est net de charges sociales et fiscales. Ainsi, aucune cotisation sociale ne lui sera prélevée, et il ne sera pas soumis à l’impôt sur le revenu.
Côté entreprise, la somme est déductible des résultats. De plus, dans la mesure où le trajet représente moins de 15 000 km par an et par personne, la société ne sera redevable d’aucune taxe sur les véhicules de sociétés.
Les inconvénients se présentent surtout pour les sociétés qui demandent de nombreux déplacements à leurs salariés. En effet la gestion du remboursement des frais kilométriques peut s’avérer contraignant et coûteux. Dans ces cas-là, il est souvent préférable de mettre des véhicules de fonction à disposition des salariés. Pensez qu’au niveau de la comptabilité, toute sortie d’argent de l’entreprise doit être justifiée par une pièce comptable. Il faut donc que chaque kilomètre puisse être justifié.
Il peut être utile d’inclure le mécanisme de remboursement des frais kilométrique dans le contrat de travail que vous faites signer. Dans ce cas, il peut être utile de demander conseil à un juriste spécialisé en droit du travail.
Mise en garde concernant l’abus du système d’indemnités kilométriques
Il est important de souligner que le système d’indemnités kilométriques doit être utilisé de manière honnête et transparente. L’abus de ce système, par exemple en exagérant le nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles, peut avoir des conséquences graves.
L’administration fiscale effectue des contrôles réguliers et si elle découvre des irrégularités dans la déclaration de vos frais kilométriques, elle peut procéder à des redressements. Ces redressements peuvent se traduire par des pénalités financières, voire, dans certains cas, par des sanctions pénales.
Il est donc essentiel de conserver tous les justificatifs de vos déplacements professionnels et de faire preuve de rigueur dans la tenue de vos registres kilométriques. Le respect des règles fiscales est non seulement une obligation légale, mais aussi une preuve de votre engagement envers une pratique professionnelle éthique et responsable.