Comptabilité et tenue des livres : Obligations de l’entrepreneur
La comptabilité consiste à fournir à la direction d’une entreprise l’information dont elle a besoin pour maintenir l’entreprise en bonne santé financière.
La comptabilité est :
- l’enregistrement des transactions financières
- le stockage
- le tri
- la récupération
- le résumé
- la présentation de l’information dans divers rapports et analyses.
Une partie de la comptabilité se concentre sur la présentation de l’information sous forme d’états financiers à usage général :
- bilan,
- compte de résultat,
- bilan social,
- état des amortissements,
- etc.
à des personnes extérieures à l’entreprise.
Pour vivre, l’entreprise dispose de biens corporels ou autres qui lui sont procurés dès sa création par des actionnaires. Ceux-ci investissent dans l’entreprise dans l’espoir de retirer une rémunération de leurs apports. Quel que soit l’objet de l’entreprise, son activité est principalement caractérisée par une succession d’opérations d’achats, de ventes et de paiements.
Les mouvements résultant des apports initiaux des actionnaires et de ces opérations courantes, de même que l’extraction du résultat font l’objet d’enregistrements comptables obligatoires tant pour la gestion que pour le contrôle fiscal.
Ainsi, on peut résumer les fonctions de la comptabilité comme suit :
- enregistrer les flux de valeur au moment où ils ont lieu;
- déterminer la situation patrimoniale de l’entreprise à tout moment;
- calculer à tout moment le bénéfice ou la perte réalisée par l’entreprise;
- déterminer, par conséquent, l’impôt sur le résultat ainsi que le montant de la T.V.A. à verser ou à récupérer auprès de l’Administration de la T.V.A.;
- disposer d’un outil de gestion et de contrôle;
- enfin, la comptabilité constitue une preuve opposable à des tiers et elle est prise en considération par les tribunaux en cas de litige.
On distingue 2 types de comptabilité : la comptabilité « externe » et la comptabilité « interne ».
la comptabilité externe : il s’agit de la comptabilité générale (appelée également comptabilité financière) qui fournit les données comptables nécessaires pour la publication des comptes annuels (bilan, compte de résultats et annexes). Elle s’adresse essentiellement à ceux qui assurent le financement de l’entreprise, qu’ils soient actionnaires ou créanciers, mais aussi aux travailleurs de l’entreprise, aux partenaires de l’entreprise, aux administrations (ex. : l’Administration fiscale), …
la comptabilité interne : il s’agit de la comptabilité de gestion (appelée également comptabilité analytique) qui fournit à la direction de l’entreprise les informations comptables dont elle a besoin, en complément des données issues de la comptabilité générale.
Vous pouvez préparer le travail du comptable afin d’en diminuer le coût. Voici deux solutions :
Un ERP incluant les fonctions de gestion de stock, de facturation, de CRM et de ventes centralisera vos opérations et vos documents. En donnant l’accès à votre comptable, il pourra recueillir toutes les informations dont il a besoin et les exporter en quelques clics.
Les caisses enregistreuses font partie intégrante des commerces de détail et la plupart ne peuvent fonctionner sans une caisse enregistreuse. Inventée par James Ritty après la guerre civile par nécessité pour le fonctionnement de son saloon. Son but principal était d’empêcher les employés de voler de l’argent et il a eu l’idée après avoir vu un outil qui comptait les révolutions des hélices pour les bateaux à vapeur. Brevetée en 1883, la caisse enregistreuse a rapidement pris vie.
Aujourd’hui, les caisses enregistreuses informatisées sont très avancées et feront tout, de l’appel des achats du client jusqu’à l’acquittement de vos taxes. Bon nombre de ces systèmes sont dotés d’un programme de suivi de votre inventaire qui vous permettra d’économiser du temps et de l’argent en simplifiant le processus et en vous évitant d’avoir à faire un inventaire physique. N’oubliez pas les options comme les lecteurs de codes à barres et les imprimantes de reçus au laser qui vous aideront à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.
Les caisses enregistreuses à écran tactile sont le premier choix des restaurants et des épiceries. Elle afficheront les choix de menu et les options qui accéléreront la commande en appuyant simplement sur l’écran. Les caisses enregistreuses du restaurant sont conçues de façon à ce que la cuisine reçoive la commande lorsque le personnel de service l’entre dans l’ordinateur pour qu’il puisse commencer à se préparer immédiatement. Cela rend le restaurant beaucoup plus efficace.
Elles permettent également de créer des identificateurs d’utilisateur uniques qui permettent de suivre chaque personne qui utilise le registre, ses commandes et ses ventes. La plupart peuvent télécharger votre entreprise pour ce jour ou cette semaine dans des programmes fiscaux.
