Le logiciel de facturation est considéré comme un outil de comptabilité, il organise efficacement la facturation d’une entreprise et nous aide à gagner du temps et de l’énergie. Le temps des factures manuelles est révolu, il faut vérifier que les factures ne se répètent pas, s’assurer que les factures sont payées, qu’elles sont en retard et, surtout, ne perdre aucune facture. Voici les critères utiles pour vous choisir votre programme de facturation et de devis.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation en ligne ?
Un programme de facturation est un logiciel informatique qui gère et contrôle automatiquement le processus de facturation (envoi et réception de factures, devis, bons de livraison et leur statut en temps réel.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation
- Un logiciel de facturation vous permet de gérer toutes vos factures. Vous pouvez rapidement voir quelles factures sont payées ou en retard.
- Un programme de facturation est un outil très complet qui ne se contente pas d’émettre des factures, il a aussi la possibilité de faire des devis et des bons de livraison.
- Numérisation de tous vos documents comptables
- Toutes les données de vos clients, fournisseurs et services sont stockées dans le programme de facturation, de sorte que vous pouvez émettre les différents types de factures rapidement et facilement.
- Les factures émises par une entreprise doivent toujours être corrélatives et en rapport avec la date d’émission. Le programme de facturation répertorie automatiquement les factures, ce qui permet de se conformer à la réglementation de manière simple.
- Gérer les déclarations : En ayant toutes les informations centralisées, vous pouvez remplir vos obligations trimestrielles envers le Trésor public rapidement et facilement. Le programme de facturation comptabilise la TVA, les dépenses, les revenus.
- Contrôle des dépenses. Les factures émises peuvent être destinées à nos clients et à nos fournisseurs, de cette façon nous pourrons prendre le contrôle des dépenses.
- Connexion avec la banque. Certains logiciels de facturation vous permettent de vous connecter à votre banque, ce qui rend possible le rapprochement bancaire. Vous pouvez voir les mouvements et contrôler les paiements et les dépenses.
- Gestion des stocks. Il s’agit d’un autre service que certains programmes proposent en supplément. Il aide à contrôler le stock de l’entreprise, en se connectant à votre système ERP et en ayant ainsi une vision réelle de tout l’inventaire.
- Contrôle des affaires. Certains outils de facturation vous présentent toutes les données sous forme de graphiques, ce qui vous permet de visualiser rapidement l’état de votre entreprise.
Comment choisir un logiciel de facturation ?
Un bon système de facturation permet de mieux contrôler les finances de l’entreprise, de gagner beaucoup de temps de gestion et d’éviter les erreurs qui peuvent nous coûter de l’argent. Voici quelques indications pour vous aider à choisir le vôtre.
Préférez les solutions dans le cloud
De manière simple, nous pouvons définir un programme de facturation dans le cloud comme un programme accessible à l’aide d’un navigateur et d’une connexion Internet. L’un de ses principaux avantages est évident : nous pouvons accéder à la comptabilité de l’entreprise à partir de n’importe quel appareil, où que ce soit. Cela nous permet de résoudre les problèmes beaucoup plus rapidement et d’avoir des données totalement intégrées entre les différents utilisateurs. Les autres avantages de ce système sont :
- Accès à toutes les fonctionnalités nécessaires de manière intégrée à partir du même endroit : facturation, comptabilité, budgets, taxes, bons de commande…
- Sauvegarde automatique des factures électroniques et création d’un catalogue de clients au fur et à mesure que nous incorporons leurs données dans les factures.
- Risque de perte des données plus réduit.
Facilité d’utilisation
Semble-t-il intuitif et facile à utiliser au premier coup d’œil ? N’oubliez pas que vous pouvez toujours choisir de louer la version d’essai de plusieurs programmes pour faire des comparaisons.
Créez et éditez des modèles professionnels pour vos factures
Un bon programme de facturation doit intégrer des modèles éditables contenant les informations obligatoires qui déterminent les règles légales de facturation et ses différentes alternatives :
- Numéro et date corrélative
- Informations complètes sur l’expéditeur et le destinataire
- Description
- Base imposable sur laquelle les impôts et les retenues sont dus
- Les régimes spéciaux de TVA tels que la surtaxe d’équivalence et les différents taux de TVA à appliquer.
Programmation et envoi automatique des factures
Le logiciel doit être capable de :
- Automatiser l’enregistrement de factures ou de tickets simplifiés.
- Permettre la consultation en temps réel le statut de chaque facture : émise, reçue, payée ou en attente. Pour cela, il est important que le programme que vous choisissez vous permette de vous connecter avec vos banques.
- Automatiser les collectes récurrentes et définissez des rappels.
- Permettre la saisie des informations de vos clients dans une base de données afin de ne pas avoir à remplir les champs d’information sur les clients chaque fois que vous émettez une facture.
Support technique
Le programme dispose-t-il d’un support technique et d’une aide aux utilisateurs ?
Évolutivité
Si demain mon entreprise passe de 5 à 50 employés, pourrai-je continuer à utiliser ce programme ou devrai-je en choisir un autre ? Dans le second cas, puis-je récupérer mes données facilement ?
Le cas concret d’une entreprise du BTP
S’il est un secteur qui émet beaucoup de devis, c’est celui du BTP. En effet, que les clients soient des particuliers ou des entreprises, tous demandent plusieurs devis à des professionnels afin de les comparer avant de s’engager.
Pour ce qui concerne la facturation, le secteur du BTP émet des factures au fur et à mesure de l’état d’avancement des chantiers. Souvent une facture d’acompte est demandée avant le début du chantier et ensuite des tranches doivent être libérée.
Dans ces conditions une entreprise spécialisée dans la rénovation de maison doit s’équiper d’un logiciel de devis et de facturation afin de créer et suivre les devis et ensuite de facturer.
Conclusion
Les logiciels de facturation améliorent la gestion administrative des entreprises et peuvent améliorer la qualité de vie des indépendants. Cela devient impératif que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille s’en équipent.
Pour choisir le meilleur logiciel de facturation en ligne, vous devez déterminer quelles sont les exigences fondamentales que vous recherchez dans votre outil.
Ainsi, en étant consciencieux et en prenant le temps nécessaire, lorsque vous prendrez votre décision, vous serez gagnant grâce à votre futur logiciel de facturation.