Autrefois utilisés exclusivement par les grands fabricants, les systèmes de planification des ressources de l’entreprise, ERP ou progiciel de gestion, sont aujourd’hui de plus en plus utilisés par les petites entreprises dans de nombreuses industries. Des systèmes ERP pratiques pour les entreprises de toute taille ont vu le jour. De nombreuses petites et moyennes entreprises ont adopté l’ERP. Voyons pourquoi ?
Qu’est-ce qu’un ERP ou progiciel de gestion intégré ?
L’ERP, ou progiciel de gestion intégré, est un système logiciel modulaire conçu pour intégrer les principaux domaines fonctionnels des processus opérationnels d’une organisation dans un système unifié.
Un système ERP comprend des composants logiciels de base, souvent appelés modules, qui se concentrent sur des domaines d’activité essentiels tels que :
- les finances et la comptabilité,
- les ressources humaines,
- la gestion de la production et des matériaux,
- la gestion de la relation client (CRM),
- la gestion de la chaîne logistique.
Les organisations choisissent parmi les modules ceux qui sont les plus importants pour leur activité particulière.
ERP = base de données partagée entre les modules
La caractéristique d’un logiciel ERP est une base de données centrale commune à partir de laquelle les divers modules du logiciel ERP accèdent aux informations, dont certaines sont partagées avec les autres modules impliqués dans un processus métier donné. Cela signifie que les entreprises qui utilisent l’ERP évitent d’avoir à effectuer des doubles saisies pour mettre à jour les informations parce que le système partage les données, ce qui permet une plus grande précision et une meilleure collaboration entre les services de l’organisation.
Bien que l’ERP ait historiquement été associé à des implémentations coûteuses, monolithiques et de bout en bout, les versions dans le cloud permettent maintenant des déploiements plus faciles, dont les PME profitent en plus grand nombre.
Pourquoi utiliser un progiciel de gestion pour votre entreprise systèmes ERP ?
Ceux qui n’ont jamais utilisé le logiciel peuvent avoir de la difficulté à comprendre pourquoi l’ERP est important pour leur entreprise. Il est essentiel de rechercher tous les outils pour donner à votre entreprise un avantage concurrentiel. Pour de nombreuses entreprises, ce résultat est obtenu grâce à l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré.
Quelles sont les utilisations de l’ERP ?
Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise sont utilisés par les organisations qui cherchent à gérer leurs fonctions commerciales au sein d’un système centralisé et intégré. L’ERP est couramment utilisé par les entreprises travaillant au sein de la chaîne d’approvisionnement pour les aider à garder la trace de toutes les pièces mobiles de la fabrication et de la distribution.
Cependant, l’ERP peut être utilisé par un certain nombre d’industries différentes, y compris celles des soins de santé, des associations sans but lucratif, de la construction et de l’hôtellerie.
Un ERP vous fait réaliser des économies
Les fournisseurs ont introduit des prix flexibles ces dernières années, les progiciels de gestion intégrés ne représentent plus forcément un gros investissement. Les systèmes ERP peuvent fournir un excellent retour sur investissement.
Premièrement, il unifie un grand nombre des systèmes qui peuvent actuellement être fragmentés au sein de votre organisation. Du développement de produits aux comptes fournisseurs, votre personnel pourra accéder à tous les outils nécessaires à son travail à partir d’un système centralisé.
En unifiant les systèmes, vous aidez votre personnel à utiliser son temps plus efficacement. Avec l’ERP, les utilisateurs n’ont pas besoin de traquer un élément d’information sur plusieurs systèmes. Avec la base de données centrale, l’information est beaucoup plus facile à récupérer. De plus, votre organisation économise de l’argent avec l’ERP en éliminant le besoin pour les utilisateurs d’être formés sur plusieurs systèmes. Cela permet non seulement de réduire les sommes consacrées à la formation, mais aussi les efforts logistiques nécessaires. Au lieu de programmer plusieurs sessions de formation avec plusieurs fournisseurs différents, vous n’avez besoin de communiquer qu’avec un seul.
Amélioration de la collaboration grâce à l’ERP
Les caractéristiques des progiciels de gestion intégrés peuvent varier légèrement selon le programme que vous utilisez, mais en général, tous les systèmes améliorent la collaboration d’une certaine façon. Comme mentionné précédemment, la base de données centralisée fait partie intégrante de ce qui rend un ERP unique. Avec cette base de données, vous fournissez à votre entreprise une source unique à partir de laquelle travailler. Cela permet de réduire les erreurs dues à l’utilisation de données erronées, ce qui réduit encore davantage les coûts.
De plus, une base de données centrale permet de réduire les hésitations ou les blocages pendant les projets, puisque tous les membres de l’équipe ont accès aux données dont ils ont besoin à l’échelle de l’entreprise. De plus, il n’est pas nécessaire de fusionner les informations entre différents systèmes ou sources. Comme toutes les données sont compilées, stockées, partagées et accessibles au moyen d’un seul système, il n’y a aucune préoccupation quant à l’exactitude, l’intégralité ou la sécurité des fichiers de données.
Ce n’est pas aussi facile à dire si votre équipe saisit les mêmes renseignements sur les clients à maintes reprises dans plusieurs systèmes différents. Sans un ERP, vous invitez l’erreur humaine dans vos processus alors qu’elle pourrait facilement être évitée.
Analyses plus pointues
Une base de données centrale d’informations vous aide également à améliorer vos analyses et vos rapports. Puisqu’un ERP enregistre et stocke toutes les données saisies par les utilisateurs, il constitue un excellent outil de Business Intelligence. Dans la mesure où votre fournisseur fournit des fonctionnalités puissantes, le logiciel ERP permet à votre équipe de générer plus facilement et plus rapidement divers rapports. Des rapports qui pourraient prendre des jours de recherche et de compilation sans un ERP ne prennent que quelques minutes.
La plupart des systèmes ERP fournissent un tableau de bord personnalisable pour que les dirigeants puissent voir les rapports lorsqu’ils se connectent pour la première fois au système. La possibilité d’accéder rapidement à ces rapports vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre de meilleures décisions plus rapidement. Vous n’avez plus besoin de compter sur votre personnel informatique pour générer les rapports dont vous avez besoin. Enfin, les rapports sont généralement accompagnés de niveaux d’accès, ce qui permet de s’assurer que seuls les membres du personnel concernés voient les données précieuses de l’entreprise.
Amélioration de la productivité
Un système ERP peut automatiser vos tâches les plus fastidieuses. La base de données du logiciel ERP élimine les tâches redondantes telles que la saisie de données et permet au système d’effectuer des calculs avancés en quelques minutes. Ceci libère le temps des membres de votre équipe pour faire un travail plus réfléchi, ce qui augmente votre retour sur investissement lorsqu’il s’agit de main-d’œuvre. De ce fait, l’ERP augmente la productivité, l’efficacité et la rentabilité de votre organisation.
Amélioration du suivi des stocks
Un défi majeur pour les entreprises en croissance est le suivi et la surveillance de leurs niveaux de stocks. Les systèmes ERP utilisent des codes à barres, des étiquettes RFID et des numéros de série pour contrôler vos stocks à chaque étape de la chaîne logistique. Ces outils vous aident à faire le suivi des niveaux d’inventaire dans les différents entrepôts, des articles en cours de transport et de ceux qui sont sur les étagères prêts pour les consommateurs. La visibilité accrue de l’entrepôt optimise considérablement le processus de préparation des commandes, d’emballage et d’expédition, éliminant ainsi toutes les suppositions.
La surveillance de l’inventaire renforce également la production de rapports, car les technologies de suivi fournissent des chiffres plus précis. Les utilisateurs peuvent configurer des indicateurs de performance clés personnalisés pour voir quels produits se déplacent le plus rapidement et lesquels augmentent les coûts de transport. Grâce à la plus grande précision fournie par l’ERP, les directeurs d’entrepôt peuvent obtenir des données en temps réel sur leurs stocks pour prendre des décisions commerciales plus précises.
Une meilleure gestion des relations clients
Gérer vos clients n’a jamais été aussi important. Dans notre ère numérique, de plus en plus de gens se tournent vers Internet pour obtenir des conseils sur les vêtements à porter, la nourriture à manger et comment vivre leur vie. Les opinions des clients précédents ont plus d’impact que jamais.
La meilleure façon d’améliorer la satisfaction de la clientèle est de fournir des biens et services axés sur le client. L’ERP fournit cela de plusieurs façons différentes. Premièrement, la plupart des ERP sont dotés d’un outil de gestion de la relation client ou CRM. Avec un ERP, votre CRM a accès aux données de toutes les fonctions de l’entreprise.
En plus des informations de contact, un CRM intégré peut vous montrer des détails tels que l’historique des commandes et les informations de facturation. Cela permet à votre équipe de voir vos clients de façon plus globale afin de mieux comprendre leurs désirs et leurs besoins. La visibilité accrue auprès de vos clients vous aide à formuler votre stratégie de vente afin d’améliorer la génération de prospects.
Inconvénients de l’implémentation d’un ERP
Mettre en place un PGI ou progiciel de gestion intégré :
- Peut avoir un coût initial élevé.
- Peut être difficile à mettre en œuvre.
- Nécessite une gestion du changement pendant et après la mise en œuvre.
En résumé
L’importance des systèmes ERP dépasse de loin le coût initial, le temps et les efforts nécessaires à la mise en œuvre si vous choisissez la bonne solution. Avec suffisamment de recherches approfondies et d’attention, vous trouverez le logiciel ERP qui fournit tous les avantages énumérés ci-dessus.