La gestion de votre temps de travail est un élément essentiel si vous souhaitez améliorer votre efficacité et productivité. Il faut travailler le nombre d’heures idéales aux périodes qui vous conviennent le mieux.
Pourquoi est-il important de gérer votre temps de travail
Une surcharge permanente règne dans de nombreuses entreprises. Il y a toujours trop peu de collaborateurs par rapport aux tâches qui doivent être effectuées. Ceux qui se soumettent à cette logique travaillent toujours plus longtemps. En conséquence, la charge personnelle augmente et vous risquez de tomber la malade (BurnOut).
La performance ne consiste pas à accumuler un maximum d’heures supplémentaires pour faire preuve d’engagement. Le concept de travailler moins parce que l’on travaille mieux fait son chemin. Il existe désormais des entreprises et des entrepreneurs qui se fixent clairement pour objectif de ne travailler qu’un certain temps par semaine. Évidemment il ne s’agit pas de la semaine de 60 heures, très courante dans le management. En fait, les protagonistes de ces idées parlent plutôt de 30 heures.
3 leviers pour améliorer la gestion de votre temps de travail
Il est important d’agir sur chacun des trois piliers de gestion du temps décrit ci-dessous :
Planifier votre temps de travail
Si vous vous êtes déjà penché sur la gestion du temps, vous savez que la planification y joue un rôle important. Les plans quotidiens et hebdomadaires sont considérés comme de bons outils pour la gestion du temps. Il est essentiel de ne pas planifier tout votre temps. Il est souvent recommandé de planifier 60 % du temps et d’en laisser 40 % de côté.
Mais avant de rédiger un plan précis, notez pendant quelques jours comment se déroule réellement votre journée. Il existe un bon outil pour cela : un journal de votre temps. Il n’est malheureusement pas non plus utile de tenir le journal pendant un seul jour, car le rythme peut changer au cours de la semaine. Pour parvenir à une estimation solide, vous devriez donc l’utiliser pendant au moins une semaine. Si vous avez vous-même l’impression que cette semaine n’est pas représentative, il vous faudra peut-être même deux semaines.
Ce protocole de temps est également un bon outil pour découvrir les mangeurs de temps et les distractions.
Biorythme et courbe de performance
Connaître son rythme permet d’améliorer ses performances !
Lorsque l’on évoque le biorythme, certains disent : « Je suis du matin », tandis que d’autres se considèrent plutôt comme des travailleurs de nuit. Bien entendu, il existe des personnes dont le biorythme est difficilement compatible avec les horaires de travail habituels. Cela concerne par exemple les travailleurs en équipe ou les personnes qui doivent régulièrement subir le décalage horaire sur plusieurs continents.
Mais la norme est on travaille le jour et on dort la nuit. Dans ce rythme, la règle est que les performances humaines augmentent pendant la matinée. Elle sont à leur maximum entre 10h00 et 12h00. Elles diminuent à midi et augmentent à nouveau l’après-midi, sans toutefois atteindre le pic de la matinée. Vers le soir, elles diminuent régulièrement.
Qu’est-ce que cela signifie pour votre gestion du temps ?
Si vous planifiez votre journée en fonction de votre courbe de performance, vous placerez les tâches les plus importantes, les plus stratégiques ou les plus complexes et difficiles au moment où vous êtes le plus performant, le matin. Vous planifierez ensuite à nouveau un tel bloc dans la phase correspondante de l’après-midi. Les tâches plus petites et les autres tâches moins exigeantes sont placées dans les périodes intermédiaires.
Si vous savez à quoi ressemble votre courbe de performance, vous pouvez alors gérer le déroulement de la journée de manière plus consciente. La connaissance de la courbe de performance mène également à l’étape suivante. Vous prenez des mesures pour protéger votre temps de haute performance. Il se peut que vous n’y parveniez pas tous les jours, mais si vous parvenez une ou deux fois par semaine à réserver vos moments les plus productifs pour des tâches importantes, vous aurez déjà fait beaucoup pour améliorer votre concentration et vos performances.
Mais comment gérer avec vos clients et vos collègues tout en protégeant vos moments de haute performance ? Voici quelques conseils à ce sujet :
- Lorsque vous planifiez des rendez-vous, des appels ou autres, pensez à vos heures de pointe. N’essayez pas de remplir chaque jour vos meilleurs moments avec des rendez-vous.
- S’il est vrai que la plupart des gens ont un rythme similaire, alors il est également judicieux pour les collègues de planifier leur temps consciemment et selon ce rythme. Vous ferez ainsi du bien à toute l’équipe et assurerez en même temps une meilleure compréhension mutuelle.
- Le temps de vos clients est également limité et vos clients attachent également de l’importance à l’efficacité. En principe, vous pouvez donc aussi aborder le sujet avec vos clients. Il est surtout important que vous fassiez preuve de transparence à leur égard. Demandez à vos clients quels sont vos horaires de réunion préférés. Fixez ensemble les conférences téléphoniques de manière à ce qu’elles s’intègrent mieux dans le déroulement de la journée.
- Ne devenez pas l’esclave de votre gestion du temps. Ne soyez pas frustré si, de temps en temps, votre plan ne fonctionne pas. Ne doutez pas de vous si, en une semaine, vous n’avez pas réussi à protéger votre temps de haute performance, ne serait-ce qu’un seul jour. L’important est que vous assimiliez le principe. Restez réaliste.
Définir les heures de travail
D’un point de vue technique, l’homme moderne est aujourd’hui joignable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il peut travailler où et quand il le souhaite. C’est pratique, car cela libère de la nécessité d’être toujours assis à son bureau pour travailler. D’un autre côté, cela présente de sérieux inconvénients, car la séparation entre le travail et vie privée a tendance à disparaître.
En ce qui concerne la concentration, cela signifie que l’on n’est jamais totalement concentré, mais jamais non plus totalement détendu et libéré du travail. On lit rapidement un e-mail en passant, on fait une présentation le soir sur le canapé avec son ordinateur portable. Toutes ces activités se dérouleraient plus rapidement et mieux si l’on était pleinement concentré. Augmenter la concentration signifie aussi fixer des limites. Pour travailler plus efficacement, il faut être pleinement concentré. Un moyen d’y parvenir est de fixer des horaires de travail.
Commencez à les fixer en considérant la journée à partir de sa fin. Pourquoi ? Eh bien, dans la plupart des cas, le début des heures de travail habituelles est plus ou moins fixe. Il ne se décale souvent que de quelques minutes. Mais le soir on est moins efficace. Si vous avez passé tout l’après-midi à réfléchir à une tâche sans résultat tangible, il est fort probable que vous ne trouviez pas de solution plus tard dans la journée. Dans ce cas, il serait préférable que vous rentriez chez vous, que vous vous reposiez et que vous repreniez les tâches le lendemain matin, bien reposé. Si cela vous semble difficile, fixez une fin fixe à votre temps de travail et respectez-la, même si votre bureau n’est pas encore vide.
Réfléchissez aux méthodes qui vous permettront de faire plus dans le temps disponible. La concentration en fait partie. Il y aura toujours des situations où vous ne pourrez pas quitter votre poste de travail à l’heure prévue parce que vous avez encore du travail à faire. Mais cela devrait être l’exception et non la règle. Il en va de même pour les week-ends.
Faites un plan très sommaire. Quand souhaitez-vous commencer le matin et finir le soir ? Essayez de vous y tenir. Entraînez-vous à cette pratique sur une période plus longue, par exemple un mois. À la fin du mois, comptez le nombre de fois où vous n’avez pas trouvé de véritable raison pour dépasser votre horaire de travail. Si cela s’est produit plus de cinq fois, vous devriez vous pencher plus sérieusement sur votre gestion du temps.
Les meilleures méthodes de Gestion du temps
Pour améliorer votre gestion du temps classique, il existe de nombreuses possibilités et méthodes.
Le principe de Pareto ou la règle 80:20
L’économiste et sociologue italien Vilfredo Federico Pareto a formulé le principe de Pareto, qui porte son nom, selon lequel nous pouvons obtenir 80% des résultats en 20% du temps. Il a découvert le principe de Pareto pour la première fois au début du 20e siècle, lorsqu’il a constaté en Italie que 20% des familles disposaient de 80% de la richesse nationale.
Pour la gestion du travail et du temps, le principe de Pareto signifie que si tu veux utiliser ton temps de manière optimale, il faut savoir que 20% des activités et de tes tâches sont si décisives qu’elles permettent déjà d’obtenir 80% du succès total de son travail. Pour la gestion de ton temps, cela signifie que les 80% restants ne produisent que 20% du résultat. De ce point de vue, le rapport entre le rendement et l’effort est de 80 à 20. C’est pourquoi le principe de Pareto est également appelé la règle 80:20.
Le principe de Pareto est une méthode efficace de gestion du temps qui permet de classer les tâches par ordre de priorité ou de fixer des priorités, d’identifier à temps les problèmes de planification du temps et de procéder à une planification concrète du travail. Pour pouvoir appliquer efficacement le principe de Pareto, il est essentiel que tu puisses évaluer tes propres capacités et ton niveau de performance, que tu formules clairement ton objectif et que tu sépares ce qui est important de ce qui ne l’est pas. Découvre tes points forts et tes points faibles et identifie les facteurs de réussite qui te permettront, selon le principe de Pareto, de récolter 80% de succès en t’investissant à 20% !
Principe de Pareto et perfectionnisme
Selon le principe de Pareto, la perfection n’est pas économique et ne favorise pas la gestion du temps. Au lieu de t’attarder sur un travail qui ne crée pas de valeur ajoutée appropriée, tu devrais plutôt limiter ton propre perfectionnisme afin d’avoir du temps pour l’essentiel.
Il est donc plus avantageux pour ta gestion du temps de s’efforcer d’obtenir 80% de résultats supplémentaires au lieu de consacrer ton énergie aux 20% qui te manquent encore pour atteindre la perfection. Mais attention, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de travail qui ne doive pas être accompli à 100 %. Dans la construction d’une maison, par exemple, il est absolument contre-productif de terminer le travail alors que seulement 80% de la maçonnerie est construite.
La méthode ABC
L’analyse ABC est un outil simple qui permet de se faire une idée précise de la situation actuelle de la gestion du temps de travail. L’utilisation de l’analyse ABC permet de voir clairement quel est le rapport entre les efforts et les résultats.
L’utilité de l’analyse ABC réside surtout dans sa rapidité et sa simplicité d’utilisation. L’objectif de l’analyse ABC est de se concentrer davantage sur les choses importantes. L’analyse ABC distingue les tâches très importantes (A, valeur : 65%, temps : 15%), importantes (B, valeur : 20%, temps : 20%) et moins importantes (C, valeur : 15%, temps : 65%).
- Les tâches A ne peuvent généralement être effectuées que par soi. Elles ne peuvent pas être déléguées et sont très importantes. Ton exécution fournit la valeur la plus élevée.
- Les tâches B sont des tâches d’importance moyenne et peuvent également être (partiellement) déléguées.
- Les tâches C sont celles qui ont le moins de valeur pour l’accomplissement d’une fonction, mais elles représentent la plus grande part de la quantité de travail (travaux de routine, paperasserie, lecture, appels téléphoniques, classement, correspondance et autres tâches administratives). La plupart du temps, le rapport entre le temps consacré et la valeur de l’activité est fortement contrasté.
Le principe d’Eisenhower
De nombreuses personnes confondent urgence et importance, ce qui les empêche inutilement d’accomplir des tâches importantes. Dans le principe d’Eisenhower, rendu célèbre par l’ancien président américain Eisenhower, les différentes activités sont réparties entre quatre incluses dans un carré.
- Dans le principe d’Eisenhower, les choses qui sont à la fois urgentes et importantes se trouvent dans le premier quadrant : Crises, problèmes urgents, projets, réunions, préparations avec une limite de temps.
- Le deuxième quadrant du principe d’Eisenhower est le plus important de tous. Ce qui doit être fait ici est important, mais pas urgent : formation continue, préparation, prévention, clarification des valeurs, planification, travail relationnel, vrai repos, promotion de la responsabilité personnelle, travail stratégique. Selon le principe d’Eisenhower, il s’agit là de : vivre, aimer, apprendre et laisser un héritage. Ce quadrant est le plus important pour réussir.
- Le troisième quadrant comprend les choses qui ne sont pas importantes mais urgentes. Selon le principe d’Eisenhower, il s’agit de : interruptions, quelques appels téléphoniques, quelques courriers, quelques rapports, quelques conférences, beaucoup d’affaires urgentes en attente, beaucoup d’activités populaires.
- Le principe d’Eisenhower part du principe que dans le quatrième quadrant se trouvent des choses qui ne sont ni importantes ni urgentes : Les futilités, l’activité, les envois, certains appels téléphoniques, les occupations qui font perdre du temps, les activités de fuite.
La courbe de performance dans la gestion du temps
Nos performances ne sont pas constantes, mais évoluent au cours de la journée. Personne n’est en mesure de fournir des performances maximales tout au long de la journée.
Si on connait notre courbe de performance, on peut utiliser ta journée de travail plus efficacement et obtenir de meilleurs résultats !
Pour la plupart des gens, le pic de leur courbe de performance se situe le matin. Ce niveau n’est plus atteint pendant toute la journée. L’après-midi, c’est le fameux creux d’après midi. Après un nouveau pic intermédiaire en début de soirée, la courbe de performance ne cesse de baisser pour atteindre son point le plus bas quelques heures après minuit.
La meilleure façon de déterminer ta courbe de performance personnelle est de t’observer attentivement pendant une à deux semaines de travail.
L’heure silencieuse
De nombreuses interruptions et perturbations pendant le travail conduisent à une méthode de travail inefficace. Après une interruption, il faut à chaque fois beaucoup de temps pour se remettre dans le bain et reprendre le travail là où on l’avait laissé. Si l’on ajoute ces pertes de performance, on peut perdre jusqu’à 28 % de notre temps.
Pour effectuer des tâches très importantes, il est utile de pouvoir travailler sans être dérangé. Pour y parvenir, les experts recommandent de planifier chaque jour au moins une heure de silence dans la gestion du temps, pendant laquelle on éloigne toutes les perturbations. Cette heure de silence est un rendez-vous avec soi-même et devrait être inscrite dans l’agenda.
Il est judicieux de programmer cette heure de silence à un moment où l’on ne risque pas d’être dérangé et de se protéger de toutes les perturbations, c’est-à-dire de baisser le volume du téléphone, etc.
Les voleurs de temps
On a beau avoir une bonne gestion du temps de travail, si on n’arrive pas à maîtriser ses voleurs de temps, cela ne te sert pas à grand-chose. Les voleurs de temps nous volent notre bien le plus précieux : notre temps.
Qui sont tes voleurs de temps ? Est-ce le téléphone, qui dérange souvent inutilement ? Ou les conversations qui durent trop longtemps ? Est-ce que ce sont les nombreux visiteurs avec lesquels on n’a pas de lien réel et qui veulent nous vendre quelque chose dont tu n’as pas besoin ? Est-ce l’inefficacité des réunions ? Est-ce la procrastination ? Etc.
Trouver les voleurs de temps, c’est optimiser la gestion du temps. Il n’est pas possible d’éliminer complètement les voleurs de temps, c’est-à-dire les interruptions. Ce n’est pas non plus le but. L’objectif devrait être de réduire autant que possible ces voleurs de temps pendant un certain temps. Pendant ce temps, tu peux alors te concentrer sur tes tâches importantes.
Tirez partie des logiciels de gestion de temps de travail pour vous organiser
La gestion du temps de travail est une question épineuse, et ce, depuis de nombreuses années. Non seulement le salarié doit être capable de s’organiser pour être efficace dans les tâches et les missions qui lui sont confiées, mais il faut également que le nombre d’heures soient contrôlées au niveau RH, pour s’assurer que le salarié effectue bien le nombre d’heures attendues, mais aussi pour pointer le nombre d’heures supplémentaires réalisées, pour adapter la paye.
En tant que salarié, si vous avez déjà utilisé certaines astuces comme la loi de Pareto pour améliorer la gestion du temps de travail, vous pouvez également vous appuyer sur le logiciel de gestion du temps utilisé par votre entreprise, pour découper vos journées en séquences de travail. Certains logiciels, comme Mon Intranet, donne la possibilité d’accéder à une pointeuse virtuelle, qui vous permettra de suivre votre temps de travail effectif. Et la partie la plus intéressante pour vous, sera certainement celle qui concerne la saisie des temps : vous pouvez y indiquer précisément la nature du travail effectué, en fonction de créneaux horaires, ce qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur votre productivité.