Les stratégies de communication interne sont parfois négligées alors qu’elles sont cruciales pour de nombreuses entreprises. Aujourd’hui, les employés travaillent dans différents endroits. Les échanges et la collaboration se font à plusieurs niveaux avec différentes équipes et différents partenaires.
Une bon plan de communication interne peut éviter des goulets d’étranglement potentiels avant qu’ils ne se produisent. Selon la taille de l’entreprise, il n’existe pas d’équipe de communication interne dédiée. L’élaboration d’un plan de communication interne peut alors être reportée le cas échéant, bien que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devraient avoir un plan de communication interne soigneusement élaboré.
Qu’est-ce qu’un plan de communication interne ?
Lorsque vous commencez à élaborer votre plan, ne vous contentez pas d’énumérer des pratiques et des idées. Cela ne suffira pas. Les procédures ne sont qu’une partie du plan stratégique général de communication interne. Il doit contenir les initiatives et les actions concrètes dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Il peut également être utile de considérer vos employés de la même manière que vos clients. Comme pour une stratégie marketing, le plan de communication interne sert de feuille de route pour encourager vos collaborateurs à prendre les mesures appropriées.
A quoi sert un plan de communication interne ?
Un plan de communication pose les bases obligatoires d’un échange d’informations structuré. Le plan formel détermine qui se synchronise, quand, comment, avec qui, sur quels sujets et par quels canaux, et pendant combien de temps.
La communication génère des dépenses et prend du temps. Un échange d’informations réglementé doit donc poursuivre au moins un objectif. Voici quelques exemples de raisons pour lesquelles la communication est récurrente :
- Information sur l’avancement d’un projet
- Fixation d’objectifs mensuels, trimestriels ou annuels
- Présentation des résultats d’un projet
- Prévenir la résistance au changement
- etc
Dans de nombreuses entreprises, l’échange d’informations transversales est plus une exception qu’une norme. Les collaborateurs travaillent en équipe sur leurs propres sujets, et ce qui se passe en dehors de leur propre aile de bureau reste en grande partie dans le brouillard.
Un plan de communication veille désormais à ce que ces collaborateurs hiérarchiques échangent (doivent échanger) régulièrement et de manière récurrente. L’outil prescrit littéralement un transfert d’informations.
Les étapes pour implanter un plan de communication interne
Voici quelques étapes importantes que vous devriez inclure dès le début dans votre plan de communication interne :
- Évaluez la situation actuelle de l’entreprise.
- Définissez des objectifs de communication : Définissez les raisons pour lesquelles vous voulez communiquer.
- Déterminez votre groupe cible et divisez-le en conséquence : Cette étape consiste à déterminer quelles parties prenantes doivent disposer de quel contenu d’information et à quel moment. Cela se base sur une analyse des parties prenantes, l’organisation du projet ou de l’entreprise, la culture de communication et les plans de communication existants.
- Déterminez vos messages clés.
- Indiquez vos procédures et vos méthodes de communication.
- Créez un calendrier de communication interne.
- Décidez des indicateurs de performance que vous souhaitez utiliser pour déterminer les résultats.
Un plan de communication interne soigneusement élaboré vous aidera à prendre toutes les initiatives internes et à uniformiser votre communication. En suivant ces étapes, vous favoriserez un environnement de travail plus collaboratif et plus engagé.
Définissez les canaux de communication interne à utiliser
Déterminez le type d’information à diffuser et le canal à utiliser. Insistez sur le principe « une source pour une information » ou, en anglais, « single point of information ». Moins il y a de canaux et de redondance, moins il y a de maintenance.
Renforcer les échanges informel
Un groupe de N personnes possède théoriquement (N²-N)/2 liens de communication. Le nombre de connexions augmente de manière exponentielle avec le nombre de participants.
Le plan de communication fixe maintenant exclusivement l’échange formel d’informations ciblées. Cependant, de nombreuses informations supplémentaires, et généralement plus honnêtes, circulent souvent lors de réunions spontanées de courte durée, par exemple dans la cuisine, autour de la photocopieuse ou pendant la pause déjeuner.
Prévoyez donc des îlots d’échange informels. Une communication active et constructive dans les couloirs témoigne de la collaboration, crée de la confiance et peut rendre obsolètes de nombreuses réunions obligatoires.
Accompagner le plan de communication d’un glossaire
Lorsque différents domaines se rencontrent avec leur propre univers conceptuel et mettent sur pied quelque chose ensemble vous devriez envisager l’utilisation d’un petit glossaire en plus du plan de communication. Un glossaire facilite l’échange d’informations écrites et orales.
Prendre en compte les cas de remplacement
Que ce soient des congés, absences pour maladie, formations ou départs, différents événements peuvent entraîner l’assèchement d’un flux de communication bien établi. Prévoyez un système de suppléance si un échange régulier et en temps voulu est important. Vous pouvez également avoir des représentants dans le plan de communication.
Restez simple pour être lu et consulté
même dans les grands projets, personne ne doit toujours tout savoir. Tout le monde n’a pas non plus besoin de recevoir toutes les informations à son moment préféré via son canal préféré. Une communication régulière est importante. Cependant, la création de valeur par le travail individuel ne doit pas être négligée.
Évaluez donc les coûts pour les expéditeurs et les avantages pour les destinataires. Unifiez les flux de communication.
Utilisez les canaux existants plutôt que d’en créer de nouveaux.
Éliminez les paquets d’informations dont le contenu varie légèrement ou est même redondant.
Limitez le nombre de destinataires au minimum.
La structure du plan de communication interne
L’émetteur participe également à l’échange d’informations en répondant aux questions suivantes :
- Objectif de la communication (‘Pourquoi’)
- Contenu de la communication (‘Quoi’)
- Émetteur et récepteur de la communication (‘qui’ et ‘à qui’)
- Canaux et planning de la communication (‘comment’ et ‘quand’)
Avantages & inconvénients du plan de communication interne
Avantages : Un plan de communication interne et l’échange de règles qui en découle améliorent la collaboration. Chaque partie prenante sait clairement quelles informations elle doit ou peut attendre et à qui. Un plan de communication bien pensé standardise les interactions et permet ainsi aux parties prenantes de gagner du temps. Chacun peut se concentrer sur ses tâches et recevoir à des moments convenus les informations nécessaires pour les étapes suivantes.
Inconvénients : Les modèles et techniques d’approche agile tels que Scrum ou Kanban accordent déjà une grande importance à la transparence et à l’échange de règles. Un plan de communication explicite est rarement nécessaire, voire pas du tout. Un plan de communication impose l’échange d’informations, même si celui-ci n’est pas vraiment nécessaire. Dans la pratique, il est difficile d’aller à l’encontre du plan. Résultat : la communication a lieu et génère des dépenses, même si le contenu des informations transportées est minime.