Lorsqu’une entreprise souhaite externaliser le nettoyage de ses bureaux, la première étape consiste à bien définir ses besoins. Un prestataire ne peut pas établir une proposition adaptée s’il ne connaît pas précisément la configuration des locaux, les tâches attendues ou encore les horaires auxquels il pourra intervenir.
C’est pourquoi il est conseillé de préparer un cahier des charges avant de solliciter plusieurs entreprises de nettoyage. Ce document sert de feuille de route : il permet de présenter clairement les attentes de l’entreprise et de comparer plus facilement les différentes propositions reçues.
Ces informations sont particulièrement utiles pour la recherche d’une entreprise de nettoyage francilienne : le prestataire dispose ainsi dès le départ des éléments nécessaires pour évaluer correctement la prestation.
Commencer par décrire les locaux
La première information à fournir concerne les bureaux eux-mêmes. Le cahier des charges doit notamment préciser la surface totale à nettoyer, le nombre d’étages et, si possible, le nombre de personnes qui occupent les locaux.
Il est également utile de distinguer les différents espaces. Un bureau individuel, un open space, une salle de réunion ou une cuisine ne nécessitent pas forcément le même entretien.
Il faut donc penser à répertorier :
- les bureaux et espaces de travail
- les salles de réunion
- les espaces d’accueil
- les sanitaires
- les cuisines et espaces de pause
- les couloirs et parties communes
- les escaliers et ascenseurs
La nature des sols peut également être mentionnée. Une moquette, un parquet ou un carrelage ne s’entretiennent pas avec les mêmes produits ni les mêmes méthodes.
Lister précisément les tâches à effectuer
Le cahier des charges doit ensuite répondre à une question simple : qu’attend-on concrètement de la prestation ?
Il peut par exemple prévoir l’aspiration des sols, le lavage des surfaces, le dépoussiérage du mobilier, la vidange des poubelles ou encore le nettoyage et la désinfection des sanitaires.
Il est préférable de détailler les tâches plutôt que d’utiliser une formule générale comme « nettoyage complet des bureaux ». Cette précision permet au prestataire de comprendre exactement ce qui est attendu et limite les mauvaises surprises une fois le contrat commencé.
Certaines prestations peuvent également être réalisées moins fréquemment. Le lavage des vitres, le nettoyage en profondeur des moquettes ou la remise en état des sols peuvent ainsi faire l’objet d’interventions hebdomadaires, mensuelles ou ponctuelles.
Indiquer la fréquence et les horaires
Toutes les tâches n’ont pas besoin d’être réalisées quotidiennement. Le cahier des charges peut donc établir une fréquence pour chaque opération.
Par exemple, les sanitaires et les sols peuvent être nettoyés tous les jours, tandis que les vitres feront l’objet d’un entretien périodique. Cette distinction permet au prestataire d’évaluer plus précisément le temps nécessaire et de construire une offre cohérente.
Les horaires d’intervention doivent également être indiqués. Dans certains bureaux, le nettoyage devra être effectué avant l’arrivée des salariés ou après leur départ. Dans d’autres, une intervention en journée peut être envisageable.
Prendre en compte les contraintes des bureaux
Les conditions d’accès aux locaux sont souvent oubliées dans les cahiers des charges. Pourtant, elles peuvent avoir une incidence directe sur l’organisation de la prestation.
Il est donc important de préciser si les agents devront utiliser un badge, récupérer des clés, composer un code ou respecter certaines règles de sécurité. Les zones auxquelles l’accès est limité doivent également être signalées.
Définir les produits et les exigences environnementales
L’entreprise peut aussi préciser ses attentes concernant les produits utilisés. Elle peut par exemple privilégier des produits écolabellisés ou demander une limitation de certains produits chimiques.
Si des consommables doivent être fournis par le prestataire, comme le papier toilette, le savon ou les essuie-mains, il est également préférable de l’indiquer dans le cahier des charges.
Prévoir un suivi de la qualité
Enfin, le cahier des charges peut préciser comment la qualité du nettoyage sera contrôlée. Des visites régulières, une grille de contrôle ou un interlocuteur dédié peuvent faciliter le suivi de la prestation.
L’objectif n’est pas de rendre le document excessivement complexe. Un bon cahier des charges doit surtout être clair, concret et adapté aux locaux. En décrivant précisément les espaces, les tâches, les fréquences, les horaires et les contraintes particulières, l’entreprise donne aux prestataires les informations nécessaires pour proposer une prestation réellement adaptée à ses besoins.
