La gestion de projets est souvent une entreprise délicate, faite d’incertitude et de complexité. Des outils comme la matrice de Stacey peuvent aider à naviguer dans ces eaux parfois troubles. Cet article vous présentera la matrice de Stacey, un outil puissant pour comprendre et gérer la complexité et l’incertitude dans vos projets.
La matrice de Stacey, dans sa version originale, décrit les stratégies de gestion dans l’incertitude. La version actuelle est utilisée pour évaluer la pertinence de l’utilisation de méthodes agiles.
En route pour découvrir ce qu’est la matrice de Stacey dans cet article.
La matrice Stacey
La matrice Stacey tient son nom du professeur de management britannique Ralph D. Stacey, spécialiste de la théorie des organisations et des systèmes complexes. Dans sa représentation originale, la matrice de Stacey répond à la question de savoir comment les décisions ont été prises dans les organisations en situation d’incertitude ou quelles stratégies de gestion et d’action en ont résulté.
Dans la matrice Stacey originale, vous trouverez deux éléments :
- « Agreement among stakeholders » (accord entre les parties prenantes). L’axe vertical va d’un accord élevé à une absence d’accord sur la décision à prendre. A l’extrême, tout le monde est d’accord, à l’autre extrême, vous avez autant d’opinions que de décideurs impliqués.
- L’axe horizontal « Certainty » reflète le degré de certitude des décideurs quant à la décision à prendre et / ou à l’approche choisie. Dans le cas le plus simple, il y a une grande certitude, alors que dans l’autre extrême, il y a une ignorance totale.
Les cinq champs différents dans la matrice de Stacey
Simple – Prise de décision rationnelle
Dans la case inférieure gauche, vous êtes face à une décision simple et rationnelle (« Technical rational decision making »). Cela signifie qu’il y a un accord élevé sur la décision appropriée et la meilleure façon de procéder. Les normes, les meilleures pratiques et les listes de contrôle constituent l’approche optimale.
Compliqué
« Conseil » – Analyses et experts
Dans ce scénario, vous avez un accord élevé sur la décision à prendre, mais une incertitude relative quant à la bonne approche et aux étapes nécessaires. Cela signifie que dans ces scénarios typiques de « consultation », vous faites appel à des experts et prenez une décision évaluative (« Judgemental decision making ») sur la base d’analyses approfondies.
L’achat d’un nouveau logiciel ou la construction d’un nouveau centre logistique sont des exemples de scénarios de consultation typiques.
« Négociation » – Prise de décision politique
Dans le troisième domaine de la matrice de Stacey, les décideurs ont des intérêts divergents, des objectifs opposés ou il n’y a pas encore d’accord sur la décision à prendre. En même temps, il est relativement clair que quelque chose doit se produire et que certaines étapes sont nécessaires ou inévitables. Ces scénarios nécessitent donc beaucoup de discussions, de débats et de votes, au cours desquels des compromis (boiteux) peuvent être conclus (« Political decision making »).
Un scénario de négociation possible est par exemple la création d’un nouveau secteur d’activité. Il y a une grande certitude quant à la nécessité, mais un grand désaccord quant à savoir qui sera précisément responsable de ce domaine et quels budgets lui seront alloués.
Prise de décision complexe
Si l’incertitude sur la manière de procéder augmente ou si l’accord entre les décideurs diminue, vous vous déplacez dans un environnement complexe dans la matrice de Stacey. Cela signifie que, par rapport à un scénario de négociation, le nombre d’opinions est trop différent pour que vous puissiez atteindre votre objectif par la seule négociation. Ou bien vous avez un niveau d’incertitude extrêmement élevé quant à l’approche à adopter. Dans cet environnement complexe, la matrice Stacey propose des approches de « co-création » (« complex decision making »). Cela signifie donc des ateliers et des formats ouverts impliquant de nombreux points de vue et collègues afin d’obtenir plus de certitudes et une compréhension commune. Ou encore des expériences pour apprendre et acquérir plus d’expérience sur l’approche idéale.
Un exemple de prise de décision complexe est la Transformation digitale de votre entreprise. Alors que vous pouvez avoir un fort consensus sur le fait que les nouvelles technologies vont changer radicalement votre création de valeur, vous n’avez pas encore de plan ou une forte incertitude sur les étapes à suivre.
Chaos
Le cinquième domaine de la matrice de Stacey est le chaos. Cela signifie que si vous avez autant d’opinions que de parties prenantes et que vous êtes totalement ignorant, vous êtes dans le chaos. Ici, vous courez le risque que les structures se dissolvent complètement et que votre organisation tombe dans l’anarchie. Vous découvrirez comment gérer cette situation dans la suite de cet article.
La matrice Stacey et le cadre de Cynefin
La plupart des représentations courantes de la matrice Stacey que vous trouvez aujourd’hui sont en fait un croisement entre la matrice Stacey originale et le cadre Cynefin. Alors que la Stacey Matrix traite à l’origine de la complexité organisationnelle, le Cynefin Framework est une description générale des environnements et des systèmes.
La matrice de Stacey et le cadre Cynefin sont deux outils qui aident à naviguer dans la complexité et l’incertitude dans le cadre de la gestion de projets et de la prise de décisions. Bien qu’ils soient distincts, ils peuvent être utilisés ensemble pour offrir une compréhension plus profonde et une gestion plus efficace de la complexité.
- La matrice de Stacey se concentre sur deux dimensions : le degré d’accord sur ce qu’il faut faire (l’axe horizontal) et le degré de certitude sur la cause et l’effet (l’axe vertical). En combinant ces deux dimensions, on obtient quatre zones : simple, compliqué, complexe et chaotique.
- Le cadre Cynefin, développé par Dave Snowden, offre une approche légèrement différente. Il identifie cinq domaines : simple (ou évident), compliqué, complexe, chaotique et désordonné. Chaque domaine a ses propres caractéristiques et requiert des approches de gestion différentes.
Voici comment ces deux outils peuvent être utilisés ensemble :
1. Diagnostic : Utilisez d’abord la matrice de Stacey pour diagnostiquer la nature de votre situation ou de votre projet. Où se situe-t-il en termes d’accord et de certitude ? Ceci vous donne une première idée de la complexité que vous devez gérer.
2. Stratégies d’action : Ensuite, utilisez le cadre Cynefin pour déterminer les meilleures stratégies d’action pour chaque domaine. Par exemple, dans le domaine complexe, le cadre Cynefin recommande une approche de « sonder, sentir, répondre », où vous expérimentez, apprenez de ce qui émerge, puis répondez en conséquence.
3. Navigation : Au fur et à mesure que votre projet ou votre situation évolue, continuez à utiliser ces deux outils pour naviguer. La matrice de Stacey peut vous aider à suivre l’évolution de l’accord et de la certitude, tandis que le cadre Cynefin peut vous aider à adapter vos stratégies d’action en conséquence.
En combinant la matrice de Stacey et le cadre Cynefin, vous pouvez obtenir une image plus complète de la complexité que vous devez gérer, et vous pouvez être mieux équipé pour naviguer dans l’incertitude et atteindre vos objectifs.
Variantes de la Matrice de Stacey
Au fil du temps, diverses variantes de la matrice de Stacey ont été proposées pour répondre à différents contextes et besoins. Ces variantes ont généralement pour but de fournir plus de détails, de nuancer les différentes zones de la matrice, ou d’ajuster les axes pour mieux correspondre à certaines situations.
Une variante commune de la matrice de Stacey introduit un troisième axe pour représenter le degré de complexité du problème lui-même, indépendamment du niveau d’accord ou de certitude. Cette variante peut aider à faire la distinction entre des problèmes qui sont intrinsèquement complexes (comme la conception d’un nouveau système d’exploitation) et des problèmes qui sont rendus complexes par des facteurs humains (comme le désaccord ou l’incertitude).
Il est important de noter que toutes ces variantes partagent l’objectif commun de fournir un cadre pour comprendre et gérer la complexité et l’incertitude. La variante la plus appropriée à utiliser dépendra de votre situation spécifique.
Limitations et critiques de la Matrice de Stacey
Bien que la matrice de Stacey soit un outil précieux, elle a ses limites. Par exemple, elle ne peut pas prédire le comportement des individus ou des équipes, et elle n’offre pas de solutions toutes faites. Au lieu de cela, elle sert de guide pour comprendre la complexité et choisir les approches appropriées. C’est pourquoi elle doit être utilisée avec discernement, en tenant compte du contexte spécifique de chaque projet.
Conclusion
La matrice de Stacey offre un cadre précieux pour comprendre et naviguer dans la complexité et l’incertitude en gestion de projets. Elle est une aide importante à la navigation dans les situations quotidiennes de l’entreprise et peut vous aider à obtenir plus de clarté et d’orientation, même dans des situations de décision complexes.