C’est Tim Feriss qui dans son bestseller : « La semaine de 4 heures » a attiré l’attention sur le métier d’assistant virtuel et de l’intérêt d’y faire appel pour un entrepreneur. Depuis, l’assistant virtuel fait partie de ces métiers d’avenir dont on parle de plus en plus. Les entreprises ont en effet de plus en plus recours à des employés externes, des freelances à qui ils pourront déléguer les tâches qui ne nécessitent pas d’employer un collaborateur à temps plein et en CDI. Plus de flexibilité, des économies, moins de contraintes administratives, etc. Découvrez comment et pourquoi d’avoir recours à un assistant virtuel pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel (AV) est un assistant administratif ou personnel indépendant qui travaille à distance (généralement à domicile) pour divers clients. Le terme a vu le jour dans les années 1990 lorsque la capacité de travailler virtuellement grâce aux améliorations technologiques, comme l’Internet haute vitesse, le partage de documents et d’autres progrès, a fait du travail à distance une réalité.
Un assistant virtuel, ou assistant personnel, est une personne qui va travailler à distance pour une entreprise ou un indépendant. Grâce à l’essor des moyens de communication digitaux, les assistants virtuels sont de plus en plus nombreux : en effet, embaucher quelqu’un à distance est parfois plus facile pour l’entreprise, surtout quand le travail à effectuer est un travail qui peut tout à fait se faire à distance ! Ainsi, l’assistant virtuel peut se trouver dans un autre pays que l’entreprise qui l’emploie, et il se peut que les deux parties ne se voient jamais de manière physique.
Quelles sont les tâches à confier à un assistant virtuel
Les assistants virtuels sont particulièrement recherchés par les entrepreneurs et les entreprises en ligne qui ont besoin d’aide mais qui ne veulent pas faire venir du personnel sur place. Cependant, de nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent le support virtuel, en particulier pour des tâches spécifiques.
Quand la plupart des gens entendent « assistant virtuel », ils supposent que c’est une secrétaire qui travaille à la maison. Mais concrètement, l’assistant virtuel effectue des tâches telles que :
- Du secrétariat, comme par exemple la rédaction de courriers, le classement de fichiers, la création de présentations PowerPoint,
- La rédaction d’articles de blog,
- La traduction de textes,
- La gestion des comptes de réseaux sociaux de l’entreprise,
- L’envoi de newsletters par courriel,
- Transcrire des notes de service vocales, des conférences téléphoniques et plus encore,
- Exécutez votre calendrier et planifiez votre voyage,
- Diverses recherches,
- Compiler les données dans des feuilles de calcul organisées,
- Gérer les appels téléphoniques transférés lorsque vous n’êtes pas disponible ou lorsque vous êtes à l’extérieur de la ville,
- Toutes les tâches longues ou répétitives,
- Vous aider à embaucher d’autres employés en faisant des recherches préliminaires sur les candidats,
- Rédiger et distribuer des communications d’affaires standard,
- ….
Théoriquement, un AV peut faire tout ce que tout autre membre du personnel fait du moment que cela puisse être fait à distance. Les tâches de soutien virtuel ne se limitent pas au travail de bureau.
Certains assistants virtuels se spécialisent dans un ensemble de compétences spécifiques. Par exemple, un assistant virtuel de marketing ou de relations publiques ne fait que du travail de marketing ou de relations publiques. D’autres assistants virtuels exercent diverses fonctions, mais au sein d’une industrie particulière. Par exemple, un assistant virtuel de l’immobilier fait beaucoup de tâches, mais seulement pour les clients de l’agent immobilier.
De nombreux AV ont recours à des sites indépendants ou à des sites de microtravail, comme 5euros pour les francophone ou Fiverr pour les anglophones, pour trouver des projets rapides et limités dans le temps. Ils ne sont généralement pas bien payés, mais ils peuvent servir de point de départ à leur activité.
Comment embaucher un AV ?
En tant qu’entrepreneur, il arrive un moment où il est impossible de tout faire, au moins assez bien pour être efficace et efficient. L’embauche d’un assistant virtuel vous libère du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail qui vous permettra de gagner de l’argent. De plus, de nombreux assistants virtuels sont meilleurs que vous pour certaines tâches. Il est toujours plus rapide et moins coûteux à long terme d’embaucher des personnes qui ne sont pas compétentes.
La première étape de l’embauche d’un assistant virtuel consiste à dresser une liste des tâches que vous voulez déléguer. Dressez une liste complète, en classant par ordre de priorité les activités que vous voulez confier en premier. Par exemple, si la gestion des courriels prend beaucoup de temps et est fastidieuse, placez-la en tête de votre liste. Ou peut-être que les problèmes techniques prennent trop de temps, vous pouvez externaliser la gestion du site Web.
La prochaine étape consiste à déterminer qui embaucher. Il existe de nombreuses façons d’embaucher un assistant virtuel. Vous pouvez utiliser un service d’AV qui embauche et forme l’AV, puis vous en assigne un en fonction des services dont vous avez besoin. Vous pouvez passer par un service indépendant tel que Upwork. Bien que vous puissiez passer une annonce à la recherche d’un assistant virtuel, en trouver un qui soit compétent vous fera gagner du temps et vous épargnera des maux de tête.
Quels sont les avantages d’un assistant virtuel pour votre entreprise ?
Si l’assistant virtuel est de plus en plus convoité par les entreprises, ce n’est pas pour rien ! Voici les principaux avantages que peut apporter un assistant virtuel à une entreprise :
L’assistant virtuel ne nécessite pas de contrat de travail à durée indéterminée
L’assistant virtuel est souvent un freelance, qui travaille en indépendant pour plusieurs entreprises. Il est employé comme collaborateur externe par l’entreprise et ne nécessite donc pas l’élaboration d’un contrat de travail à durée indéterminée. Un soulagement pour l’entreprise qui l’embauche !
En effet, si l’assistant virtuel ne vous convient pas, vous n’aurez pas besoin de donner de préavis et pourrez terminer votre contrat avec lui quand vous le souhaitez, sans perdre du temps et de l’énergie avec la législation !
L’assistant virtuel permet de faire des économies
De plus, l’assistant virtuel coûte beaucoup moins cher qu’un employé à temps plein, pour des tâches qui ne justifient pas toujours d’ouvrir un poste. En effet, employer un assistant virtuel permet d’économiser des centaines voire des milliers d’euros par an !
Vous avez deux manières de rémunérer un assistant virtuel : à la journée ou à la tâche. La méthode choisie dépendra avant tout de vos besoins : si l’assistant virtuel n’interviendra que très ponctuellement, alors il vaut mieux le rémunérer à la tâche. Il est tout à fait possible de trouver un assistant virtuel pour moins de 40 € la journée, et des sites comme 5euros.com proposent des assistants virtuels pour des tarifs vraiment bas (à partir de 5 € la tâche).
L’assistant virtuel permet plus de flexibilité
Les entreprises optent souvent pour des assistants virtuels de manière ponctuelle, par exemple pour les soutenir en période de pic d’activité, ou pour produire beaucoup de contenu qui sera ensuite redistribué au cours de l’année. Ainsi, employer un assistant virtuel permet plus de flexibilité puisque l’entreprise va faire appel à lui seulement lorsqu’elle aura besoin de lui ! Pour les assistants virtuels qui fonctionnent par abonnement, il est en effet possible de suspendre son abonnement et d’y revenir lorsque l’on en a à nouveau besoin.
L’assistant virtuel est compatible avec la mobilité
Si vous êtes une start up et que vous n’avez pas de locaux, ou si vous êtes une entreprise internationale et que vous bougez constamment, l’assistant virtuel est une bonne solution car il n’aura pas besoin de vous suivre dans tous vos déplacements ! Ainsi, les petites entreprises qui fonctionnent avec des contrats d’externalisation peuvent économiser le coût d’un local ou d’un siège social, et s’épargner toute la paperasse administrative qui entoure le déplacement d’un salarié.