Comment réaliser un rétroplanning efficace ?

Le rétroplanning est un outil indispensable pour contrôler le déroulement d’un projet du début à la fin. Ce terme est couramment utilisé dans le monde professionnel et il se rapporte à la partie organisationnelle. Il vous aide à mieux gérer votre temps et à visualiser le projet sous la forme d’un calendrier. Il met notamment en évidence les différentes étapes du processus. Découvrez dans cet article comment réaliser un rétroplanning efficace.

Rétroplanning : il s’agit de quoi concrètement ?

Le rétroplanning est un outil d’organisation et de planification de projet et d’événement. Il est particulièrement utile dans le milieu professionnel. Il s’agit en effet d’un calendrier prévisionnel qui part de la date de fin initialement fixée.

Il diffère dans sa construction du planning classique qui est établi à partir de la date de début d’un projet. Il s’agit donc d’un système de planification inversée. Son principal objectif est de pouvoir détailler, le plus distinctement possible, toutes les actions à mener pour la réussite de votre projet.

Le rétroplanning prend généralement la forme d’un tableau. Il offre une visualisation globale des différents objectifs et de toutes les tâches à accomplir pour la réussite du projet. Il faut noter aussi les délais estimés pour chaque action à mettre en œuvre, les différents acteurs prenant part à toutes les étapes du processus et les ressources financières allouées.

Quels sont les avantages d’un rétroplanning ?

Le rétroplanning est un outil efficace qui présente différents avantages et atouts.

·       Respect des deadlines : il constitue la meilleure manière d’honorer vos engagements en matière de délais. Vous limitez notamment les risques de retard.

·       Faisabilité d’un projet : vous pouvez vérifier si la date de livraison imposée par le client est réaliste ou pas.

·       Adoption de la longueur des tâches dans le temps imparti : par exemple, il vous permet d’anticiper la marge de manœuvre dont vous disposerez pour vous attarder davantage sur des opérations à forte valeur ajoutée.

·       Détermination avec précision de la date de début d’un projet : ceci permet notamment de savoir si vous avez la possibilité de commencer en avance, afin de bénéficier d’une marge de manœuvre en cas de problème.

Il faut noter par ailleurs que le rétroplanning permet également de gérer au mieux les ressources. En effet, en obtenant une vision claire du temps imparti pour chaque tâche, vous calculez au plus juste les ressources nécessaires à sa bonne exécution, tout en restant dans les temps.

Comment réaliser un bon rétroplanning ?

La mise en place d’un rétroplanning efficace est à la fois logique et simple. Elle nécessite toutefois de suivre quelques étapes.

Étape 1 : définir les différentes tâches du projet

rétroplanningDans un premier temps, vous devez définir les tâches à exécuter pour mener votre projet à terme. Pour y voir plus clair et vous organiser au mieux, il est pratique d’identifier chaque tâche par une lettre ou tout autre numéro.

Il convient aussi à cette étape de définir les responsables associés et les ressources nécessaires. Assurez-vous par ailleurs de n’omettre aucune opération. Notez ainsi tout ce qui se révèle indispensable à l’exécution de votre projet.

Le rétroplanning exige en effet de la précision et le moindre oubli risque de compromettre son bon fonctionnement. Enfin, il est conseillé d’identifier les tâches principales, puis les différentes tâches secondaires qui les composent.

Étape 2 : estimer la durée des tâches

Une fois les tâches identifiées, il convient d’estimer avec le plus de précision possible la durée nécessaire à leur réalisation. Ceci vous permettra de les positionner correctement dans le rétroplanning.

Cette étape est importante, car elle est nécessaire au respect des délais. Avec de l’expérience, l’estimation devient plus précise.

Étape 3 : effectuer l’ordonnancement des tâches

Commencez par placer les tâches par ordre chronologique. Il faut noter que celles-ci sont généralement séquentielles. Il est donc impératif de bien repérer les dépendances pour positionner dans le planning les tâches les unes par rapport aux autres.

Étape 4 : Construire le rétroplanning

Vous pouvez maintenant construire votre rétroplanning. Contrairement aux habitudes de démarrer la planification par les premiers travaux, il suffit ici de partir de la fin. Commencez par positionner sur votre calendrier, la dernière tâche à effectuer, puis celle d’avant, et ainsi de suite.

Dans le cas où vous ne pourriez pas placer la ou les premières actions à réaliser, il est nécessaire de procéder à des arbitrages afin de tenir les délais. Prévoyez toutefois certaines marges de manœuvre afin de pallier les éventuels problèmes ou imprévus.

Conclusion

Vous connaissez à présent tous les secrets du rétroplanning pour assurer le pilotage de vos projets comme un chef. Sollicitez toutefois vos équipes et travaillez ensemble pour éviter une mauvaise estimation des temps d’exécution des tâches.

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