La méthode Kanban vous permet de coordonner la collaboration au sein de votre équipe. Les tâches à accomplir sont gérées dans un tableau Kanban qui vous donne, à vous et à votre équipe, un aperçu de l’avancement des tâches à accomplir. Kanban est donc un complément idéal pour la gestion de projet et la collaboration au sein d’équipes agiles.
Dans cet article, vous trouverez les principes de base et l’utilisation de la méthode Kanban, ainsi que les principes que vous pouvez utiliser pour construire votre tableau Kanban.
Qu’est-ce que la méthode Kanban ?
La méthode Kanban, d’origine japonaise, est devenue l’un des piliers du travail efficace et organisé. En utilisant des tableaux Kanban pour visualiser le flux de travail, les organisations peuvent améliorer leur productivité et leur efficacité.
Origines et principes de la méthode Kanban
Elle a été développé dans les années 1940 par Taiichi Ōno dans le cadre du système de production Toyota. Née dans les usines de Toyota, la méthode Kanban visait à améliorer l’efficacité de la production en contrôlant le flux de pièces à travers le processus de production. La méthode Kanban repose sur quatre principes fondamentaux :
- visualiser le travail,
- limiter le travail en cours,
- gérer le flux,
- améliorer continuellement.
Dans la production de Toyota, le Kanban est une méthode de gestion des stocks et de contrôle de la production qui recourt à des tableaux. Dans ce cadre, l’employé responsable de l’assemblage final prélève les pièces nécessaires dans les départements concernés dès qu’une commande est reçue. Il laisse ensuite un Kanban avec l’article et la quantité prélevée. Le département de fabrication peut ainsi gérer un stock minimum, produire des pièces en fonction de la demande et éviter un stockage excessif.
Le fonctionnement des tableaux Kanban
Un tableau Kanban est un outil de visualisation qui permet de voir l’état du travail en temps réel. Il est généralement divisé en trois colonnes :
- Ouvert : Qu’est-ce que nous avons encore à faire ?
- En cours : Sur quoi travaillons-nous actuellement ?
- Terminé : Vous avez terminé : Qu’est-ce qui est déjà fait ?
L’important pour la division de votre tableau Kanban est que cette division ait un sens pour vous et votre équipe. En effet, la méthode Kanban doit vous aider à mieux vous organiser. Si ce n’est pas facile, c’est que quelque chose ne va pas.
Tâches et entrées dans votre tableau
Les tâches sont documentées sous forme de cartes dans votre tableau Kanban et guidées à travers votre flux de travail. L’importance des tâches individuelles est représentée par un ordre de priorité (de haut en bas).
Pour travailler ensemble sur des tâches dans un tableau Kanban, il est important que vous et votre équipe ayez une compréhension commune de la tâche à accomplir et du résultat du travail. En d’autres termes, s’il y a encore trop de questions ou de discussions sur une seule carte ou tâche, il semble que la tâche ne soit pas encore suffisamment claire pour être prise en charge dans un traitement. En outre, vous devriez avoir une compréhension commune au sein de l’équipe du moment où une tâche est terminée (« Definition of Done »). Des formats tels que les User Stories vous aideront à formuler les tâches et les exigences de manière cohérente.
Quelle doit être la taille d’une tâche ?
Chaque tâche peut donner lieu à une série de sous-tâches. Cela peut amener à se demander à quel moment précis une sous-tâche devient une carte à part entière (Kanban).
Il n’y a pas de réponse unique à cette question. C’est pourquoi il est important que vous gardiez à l’esprit les objectifs et les principes fondamentaux de Kanban. Le tableau Kanban doit vous aider, vous et votre équipe, à minimiser le nombre de travaux parallèles, à identifier les goulots d’étranglement, à encourager votre auto-organisation et à renforcer le sentiment que vous avez accompli quelque chose ensemble.
Cela signifie que si vous devenez trop granulaire dans la présentation de vos tâches, cela ne vous aidera pas car vous n’aurez plus de vue d’ensemble. Si vous êtes trop « global » et que les tâches sont trop grandes, il n’y aura pas de progrès et vous ne verrez pas le travail évoluer. Les tâches restent en cours pendant des jours, voire des semaines, et s’étirent comme du chewing-gum. Vous n’obtiendrez ainsi aucun des avantages mentionnés ci-dessus. Cela signifie que vous avez besoin d’un niveau de détail approprié pour vous et votre équipe.
Erreurs courantes et comment les éviter lors de l’implémentation de la méthode Kanban
Il est facile de tomber dans certains pièges lors de la mise en place de la méthode Kanban. Certaines erreurs courantes peuvent nuire à son efficacité. Voici quelques-unes de ces erreurs et comment les éviter :
Ignorer le principe de limitation du travail en cours
L’une des principales forces de la méthode Kanban est sa capacité à limiter le travail en cours. Cela permet de minimiser la surcharge et de concentrer l’attention sur une poignée de tâches à la fois. Lorsque trop de tâches sont en cours en même temps, les ressources sont diluées et l’efficacité globale peut en souffrir. Pour éviter cela, définissez un nombre maximal de tâches en cours par colonne et respectez-le scrupuleusement.
Négliger la mise à jour du tableau Kanban
Un tableau Kanban est efficace uniquement s’il reflète fidèlement l’état actuel du travail. Si les membres de l’équipe ne mettent pas à jour régulièrement le tableau, il peut rapidement devenir inutile. Pour éviter cela, instaurez une culture où chaque membre de l’équipe est responsable de la mise à jour de ses tâches sur le tableau.
Oublier l’amélioration continue
L’un des principes fondamentaux de la méthode Kanban est l’amélioration continue. Cela signifie que vous devriez toujours chercher des moyens d’améliorer votre processus. Si vous ignorez ce principe et que vous vous contentez de maintenir le statu quo, vous risquez de ne pas profiter pleinement des avantages de la méthode Kanban. Pour éviter cela, organisez régulièrement des réunions d’amélioration continue, où l’équipe peut discuter des problèmes rencontrés et des possibles solutions.
Ne pas former l’équipe
La méthode Kanban implique un changement de mentalité et d’approche par rapport au travail. Si l’équipe n’est pas formée correctement à la méthode Kanban, elle peut avoir du mal à l’adopter. Pour éviter cela, assurez-vous que toute l’équipe comprend les principes de la méthode Kanban et sait comment utiliser le tableau Kanban avant de l’introduire.
Ne pas s’adapter au contexte spécifique de l’équipe
Toutes les équipes et tous les projets ne sont pas identiques. Par conséquent, le tableau Kanban qui fonctionne pour une équipe peut ne pas fonctionner pour une autre. Essayez de personnaliser le tableau en fonction des besoins spécifiques de votre équipe et de votre projet.
Mettre en œuvre de la méthode Kanban avec Trello
Trello est l’un des tableaux Kanban numériques les plus populaires. Trello est un outil de gestion de projet basé sur le web qui s’adapte parfaitement à la méthode Kanban. Voici comment vous pouvez mettre en œuvre Kanban sur Trello :
- Créez un nouveau tableau : Commencez par créer un nouveau tableau pour votre projet ou votre équipe. Vous pouvez le nommer en fonction du projet ou de l’équipe.
- Définissez vos listes : Les listes représentent les différentes étapes de votre flux de travail. Dans sa forme la plus simple, vous pourriez avoir trois listes : « À faire », « En cours », et « Fait ». Cependant, vous pouvez ajouter autant de listes que nécessaire pour représenter votre processus de travail spécifique.
- Ajoutez des cartes : Les cartes représentent les tâches à accomplir. Ajoutez une nouvelle carte pour chaque tâche, et assurez-vous de donner suffisamment de détails pour que tout le monde dans l’équipe comprenne ce que la tâche implique.
- Assignez des membres et des dates d’échéance : Pour chaque carte, vous pouvez assigner des membres de l’équipe responsables de la tâche et définir une date d’échéance pour assurer le suivi de l’avancement.
- Déplacez les cartes : Au fur et à mesure que le travail progresse, déplacez les cartes d’une liste à l’autre. Cela permet de visualiser le flux de travail et de repérer facilement les goulots d’étranglement.
- Limitez le travail en cours : Pour suivre le principe Kanban de limitation du travail en cours, essayez de ne pas avoir trop de cartes dans votre liste « En cours » à la fois. Cela permet de concentrer l’effort de l’équipe et d’éviter le surmenage.
- Utilisez des labels et des filtres : Trello offre la possibilité d’ajouter des labels aux cartes pour les catégoriser, et de filtrer les cartes en fonction des labels, des membres, des dates d’échéance, et plus encore. Cela peut être utile pour gérer des projets plus complexes.
- Amélioration continue : N’oubliez pas de réviser régulièrement votre processus Kanban et de chercher des façons de l’améliorer. Vous pouvez par exemple utiliser la fonction « Power-Up » de Trello pour intégrer des outils d’analyse et obtenir des insights sur votre performance.
Voici quelques conseils supplémentaires pour utiliser Trello comme tableau Kanban :
- Ajouter Trello à votre menu de partage en adressant les personnes mentionnées dans les commentaires avec @, afin qu’elles reçoivent également une notification de leur mention.
- Utiliser Chrome pour installer « Trello Card Numbers ». Ainsi, chaque carte a un numéro, ce qui facilite grandement la discussion à son sujet.
- Trier les nouvelles cartes. Trello ajoute les nouvelles cartes à la fin de la liste, mais vous pouvez le faire pour chaque liste. Pour cela, cliquez sur les trois points à côté du nom de la liste => « Trier par ».
- Pour représenter les dépendances entre les cartes, référencez les cartes les unes aux autres via les « pièces jointes ». Cela ne fonctionne pas dans une dépendance logique (parent-enfant), mais cela facilite la navigation dans les grands tableaux Trello.
- Si vous êtes intéressé par des cartes, il vous suffit de « rejoindre » ou d’ajouter des utilisateurs à traiter.
- Gérer les échéances avec « Délais » et utiliser la vue calendrier en option.
- Gérer les sous-tâches résultantes avec des listes de contrôle.
- Si vous travaillez avec plusieurs personnes sur un tableau Trello, assurez-vous d’utiliser la vue personnelle.
Les bénéfices de l’application de la méthode Kanban dans l’organisation du travail
La méthode Kanban offre de nombreux avantages. Elle améliore la transparence, en donnant à tous une vue d’ensemble claire de l’état du travail. Elle permet également de repérer les goulots d’étranglement dans le processus de travail, en indiquant où le travail s’accumule. De plus, elle encourage une culture d’amélioration continue, en rendant visible les possibilités d’amélioration.
Facteurs de succès de la méthode Kanban
Le succès de Kanban repose sur quelques principes essentiels. Ces principes peuvent également servir de baromètre pour vous et votre équipe afin d’évaluer l’efficacité de Kanban dans votre collaboration.
Pull au lieu de Push
Les tâches ne sont plus attribuées, mais chaque membre de l’équipe s’organise pour prendre la tâche qu’il est le mieux à même d’accomplir.
Gérer le travail en cours
Le tableau Kanban vous donne une vue d’ensemble des travaux qui se déroulent en parallèle. Si votre équipe travaille sur trop de tâches en même temps, cela peut indiquer un manque de concentration ou d’efficacité.
Identifier les goulots d’étranglement
La vue d’ensemble du Work in Progress permet d’identifier les goulots d’étranglement ou les facteurs limitants dans votre système (théorie des contraintes). L’identification des facteurs limitants vous permet d’améliorer les performances de votre système ou de votre équipe.
Travail d’équipe
L’un des principaux avantages de Kanban est qu’il permet de relier des équipes dispersées. C’est un sentiment satisfaisant pour chacun de mettre une tâche sur « Done » et de contribuer ainsi à la réussite commune.
Conclusion
La méthode Kanban, grâce à ses tableaux visuels, offre une approche simple mais puissante pour améliorer l’efficacité du travail. En visualisant le travail, en limitant le travail en cours et en cherchant constamment à améliorer le processus, vous pouvez transformer la façon dont votre organisation travaille.