Mail de relance professionnel : comment le formuler ?

L’email reste un canal de communication fortement privilégié dans le cadre des échanges professionnels. C’est un outil puissant pour débuter ou entretenir une relation commerciale. Dirigeant d’une entreprise, entrepreneur, chercher d’emploi, vous avez besoin de relancer un interlocuteur par mail ? Cet article vous explique avec des exemples comment formuler un mail de relance professionnel.

Quelle est la structure d’un mail de relance ?

Un mail de relance a pour but de récapituler la situation à vos futurs clients et acte le prochain rendez-vous. Il regroupe le contexte, l’environnement et les objectifs fixés. Votre message de relance doit notamment contenir les éléments ci-après.

  • La formule de politesse personnalisée : Bonjour + nom/prénom
  • L’accroche : j’espère que vous allez bien, ou j’espère que votre événement s’est bien passé, etc.
  • Le contexte : date de l’entretien et rappel de la situation
  • Le projet : détails de la solution
  • L’appel à l’action : questions ouvertes afin de proposer une date pour échanger
  • La transition : « espérant pouvoir mener à bien ce projet… » ;

Enfin, il y a la fermeture du mail. Il s’agit d’une formule de politesse du type « dans l’attente de votre retour, je vous souhaite une belle fin de journée… ».

Comment formuler un mail de relance ?

Votre mail de relance doit nécessairement attiser la curiosité de votre futur collaborateur. Il doit impérativement être personnalisé avec une formule de politesse. Proposez toujours la solution que vous souhaitez y apporter et une date afin d’échanger au sujet du projet.

mail de relanceSoyez toujours bienveillant et prenez un ton en fonction de la personne. Vous devez aussi être précis avec un objectif par mail. N’oubliez pas d’aérer votre mise en page (gras, bullet point, italique) et ne pas trop insister.

Il ne faut surtout pas oublier l’objet. Il est tout aussi important. Par exemple, vous pouvez utiliser une forme interrogative pour attirer l’attention et donner envie à votre futur client de l’ouvrir. Il est efficace, lorsque vous avez déjà eu un premier entretien avec votre client.

La règle est simple : ne pas traquer votre interlocuteur. Une ou deux relances restent les bienvenus. Vous devez aller directement à l’essentiel avec un objectif et des textes courts. Vous pouvez directement le contacter par téléphone si celui-ci ne répond pas.

Exemple de mails de relance professionnels

Voici quelques modèles de mails de relance professionnels adaptés à des scénarios relativement courants d’un processus commercial.

Un prospect ne donne pas de réponse au dernier mail envoyé

Un mail de prospection laissé sans réponse peut s’expliquer de plusieurs façons. Le mail peut par exemple arriver dans le dossier « Indésirables » du prospect. Quel que soit le cas, l’objectif est de mieux chercher à augmenter la pertinence du prochain mail plutôt que de s’interroger sur les raisons de ce silence.

Ainsi, il faut prendre en compte toutes les possibilités. En effet, il est possible que le prospect n’ait pas souvenir de l’entreprise ou de l’offre. Il est donc impératif d’intégrer un rappel au second mail de relance. Dans le cas où le premier mail a été mal adressé, il convient de repréciser à qui il s’adresse, même si le nom de la personne n’est pas connu.

Un client potentiel intéressé a demandé qu’on revienne vers lui ultérieurement

La plupart des prospects demandent de revenir vers eux plus tard dans le cas d’une décision d’achat longue. Parfois, plusieurs mois se sont écoulés entre le premier contact et le mail de relance. Le prospect a peut-être oublié ce premier contact. Dans ce cas précis, le but d’un mail de relance est de jouer sur le souvenir positif du prospect. Il est donc important de lui rappeler l’objet.

Il faut se montrer ensuite ouvert à recevoir des questions, car l’avis du prospect sur le produit ou le service proposé a nécessairement évolué. L’objectif est d’ouvrir une possibilité de rencontre en personne afin de présenter la solution plus en détail.

Après une rencontre lors d’un événement professionnel

Les événements professionnels constituent une opportunité de prendre contact avec un prospect. Si l’entretien a laissé un souvenir positif, il peut s’avérer judicieux d’envoyer un mail de relance. Le but est de concrétiser la proposition commerciale évoquée. Il est conseillé toutefois de ne pas laisser trop de temps s’écouler.

Néanmoins, évoquer le contexte de la proposition reste essentiel. Cela passe par un rappel du nom de l’événement et du cadre dans lequel a eu lieu la discussion. Bien évidemment, il y a aussi le sujet abordé.

Conclusion

Vous l’aurez constaté, il y a plusieurs éléments à prendre en compte lorsque vous voulez écrire un mail de relance. L’essentiel est de permettre à vos destinataires d’être enthousiastes pour lire votre message avec des astuces qui feront la différence.

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