On peut vite l’oublier, mais le système de facturation d’une entreprise est un poste des plus importants. D’une part, il représente un budget non négligeable : une facture fournisseur peut coûter jusqu’à 14 €, tandis qu’une facture client a un coût estimé entre 8 et 9,5 €. Multiplié par le nombre de factures mensuelles que vous devez gérer, ce budget peut très vite grever une partie significative de votre chiffre d’affaires. D’autre part, des factures mal rédigées, incomplètes ou inutilement démultipliées entraînent à la fois des frais de stockage supplémentaires, des retards de paiement ou des litiges.
La facture électronique est un bon moyen d’atténuer ces risques et coûts. Découvrez-en plus sur les factures en général, et les avantages de la facturation digitale sur la facturation papier.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente d’un bien ou service. Il décrit la dette d’un client envers un fournisseur, et invite le débiteur à régler le montant de cette dette. Si la facture est obligatoire dans le domaine du b2b (relations entre entreprises), elle est facultative dans le cas de fourniture de biens ou services à des personnes physiques qui effectuent leurs achats à des fins purement privées.
Ce document obligatoire fait office de preuve d’une transaction. Il doit comporter de nombreuses mentions, au premier rang desquelles le mot explicite « Facture ». Il doit aussi inclure :
- La date d’émission ;
- La date de livraison ;
- Un numéro d’identification unique ;
- Les identifications complètes du fournisseur et du client ;
- La forme juridique, juridiction et registre des personnes morales correspondant à l’entreprise ou à l’association émettrice ;
- Le numéro de compte de la société ;
- La description du ou des biens et services fournis, accompagnée de la quantité, du code et du prix ;
- Les taux de TVA de chaque fourniture et leur montant ;
- La disposition qui exonère de TVA, le cas échéant ;
- Et enfin, les conditions générales.
On le voit, la facture est un document répondant à des normes précises, qu’elle soit sous forme papier ou digitale. C’est une des raisons qui rendent la facture digitale intéressante par rapport à la version papier.
Les avantages de la facture digitale pour votre activité
Vous l’aurez compris, un des premiers avantages de la facture électronique est l’automatisation du système. Grâce à elle, une fois vos factures correctement paramétrées, vous avez bien moins de chance, voire aucune, d’oublier une mention légale importante sur vos factures. L’autre avantage essentiel de la facture électronique est son coût bien plus faible que la facture papier. Là où une facture papier coûte entre 8 et 14 €, la facture électronique est chiffrée entre 4 et 6 €. Confier son système de facturation à un logiciel dédié permet :
- De savoir à tout moment quelles sont les factures envoyées, payées et impayées ;
- D’envoyer automatiquement des rappels ;
- De générer des factures plus rapides, et avec une livraison plus fiable que par voie physique ;
- D’enregistrer automatiquement les paiements, en associant le logiciel comptable et bancaire avec celui de facturation ;
- De pouvoir créer et exploiter des statistiques sur les paiements pour améliorer sa stratégie.
La légalité de votre facturation digitale
Vu ses nombreux avantages, on se demande quel pourrait bien encore être l’intérêt de la facture papier. Le principal frein que vous pouvez imaginer à la facture digitale est peut-être sa légalité. En effet, on a souvent tendance à croire qu’un document virtuel n’a pas le caractère légal et officiel de son pendant physique.
Et bien, dans le domaine de la facturation comme dans d’autres, cette crainte n’est plus justifiée. Depuis janvier 2013, la Commission européenne a voulu assouplir la réglementation sur les factures électroniques, afin d’instaurer une équivalence entre la facture papier et la facture électronique. 5 conditions doivent être respectées pour cela : l’accord préalable du partenaire ; la garantie de l’authenticité et de l’intégrité du contenu ; les mentions obligatoires (vues plus haut) ; la délivrance réelle de la facture ; une lisibilité parfaite de la facture, ne pouvant pas être soumise à interprétation.
Voici les références des 3 directives européennes
- 2001/115/CE,
- 2006/112/CE,
- 2010/45/CE
qui obligent les États Membres à adapter leurs législations nationales afin que les factures électroniques soient légales.
Ces conditions réunies, votre facture digitale aura très exactement la même valeur juridique qu’une facture papier, dont vous pourrez tout bonnement vous passer.
Le meilleur logiciel gratuit de facturation électronique
Un logiciel de facturation qui est bien réputé dans le monde des auto-entrepreneurs et des PME est Henrri. Henrri est gratuit et possède de nombreuses fonctionnalités utiles que ce soit pour émettre des factures ou réaliser des devis. Découvrez-le en vidéo :
En résumé, doit-on conserver ses factures papier ?
Si vous optez pour un système de facturation entièrement digital, vous n’avez donc plus obligation de conserver vos factures papier. Cela vous permet notamment de réaliser des économies sur les frais de stockage.
Si toutefois vous désirez conserver vos factures papier, sachez que comme pour les factures numériques, la législation comptable impose de les stocker pour une durée de 7 ans.