Il faut qu’on se dise la vérité : personne n’est jamais prêt pour la paperasse post-démission. On a beau anticiper le pot de départ et rendre son ordinateur dans les temps, il y a toujours ce moment de panique quand un banquier vous demande trois bulletins de salaire… et que vous réalisez qu’ils sont coincés dans la boîte mail RH d’une entreprise que vous avez quittée il y a six mois.
C’est exactement ce qui m’est arrivé, et croyez-moi, je bénis le jour où j’ai découvert Arkevia. Un coffre-fort numérique RH qui ne se contente pas de stocker vos documents : il vous les rend accessibles, même quand votre badge pro ne passe plus à l’entrée.
Arkevia, c’est quoi exactement ?
Pour faire simple, Arkevia est un espace numérique personnel où vos bulletins de paie viennent se ranger tout seuls. Vous ne téléchargez rien, vous ne classez rien — l’entreprise les envoie directement dans votre coffre-fort, et vous, vous les retrouvez en deux clics.
Mais ce n’est pas juste un espace de stockage. C’est un outil de sécurisation des données RH, pensé à la fois pour les salariés et les employeurs. Et surtout, même quand vous changez de boîte, vous gardez l’accès à tout ce qui vous appartient. Vos fiches de paie ne disparaissent pas avec votre adresse mail pro.
Une plateforme née pour nous éviter de chercher un “Doc final.pdf” en panique
Derrière Arkevia, il y a cette idée simple : les documents RH, ça se perd trop vite, et ça reste essentiel trop longtemps. Un contrat signé il y a dix ans peut encore vous être utile aujourd’hui. Un bulletin de paie manquant peut bloquer un prêt.
Et pourtant, on continue à les recevoir par mail, à les imprimer (ou pas), à les laisser traîner sur des clés USB. Un jour, quelqu’un s’est dit : “Et si on arrêtait avec ça ?” Arkevia est née de cette logique : un seul espace, sécurisé, pérenne, accessible même quand vous avez changé d’employeur.
Que devient votre compte Arkevia après un départ d’entreprise ?
C’est LA question qu’on se pose tous au moment de quitter une boîte : et mes bulletins, je fais comment ? Ce qu’il faut savoir, c’est que votre compte Arkevia est personnel. Une fois activé, il vous appartient. Même si votre entreprise ne l’utilise plus, même si vous changez de job, vous continuez d’y accéder.
Les documents déjà déposés restent là. Vous pouvez même ajouter vos propres fichiers (diplômes, attestations, pièces d’identité…) pour centraliser toutes vos infos pro et perso au même endroit. Et si votre nouvel employeur utilise aussi Arkevia ? Vos nouveaux bulletins arrivent automatiquement dans le même espace. Sans transition compliquée. Sans manipulation.
Ce que vous pouvez vraiment faire avec Arkevia
Quand on parle de coffre-fort numérique, on pense souvent à un simple classeur digital. Mais Arkevia va bien plus loin. Voici tout ce que vous pouvez gérer depuis votre compte :
- Recevoir automatiquement vos bulletins de paie électroniques
- Classer vos documents dans des répertoires personnalisés
- Importer des fichiers personnels : carte d’identité, RIB, attestation logement…
- Partager certains dossiers avec un tiers de confiance (employeur, notaire, conseiller bancaire)
- Télécharger tout ou partie de votre coffre-fort
- Consulter vos documents 24h/24 depuis n’importe quel appareil
- Renommer, déplacer, supprimer ou organiser vos fichiers facilement
Et tout ça, avec une interface intuitive, claire, pensée pour ceux qui veulent retrouver une fiche de paie en moins de 10 secondes, pas en une demi-heure de fouilles.
Comment activer son compte Arkevia la première fois
Si vous venez d’arriver dans une entreprise qui utilise Arkevia, pas de panique : l’activation est rapide, mais il faut suivre quelques étapes clés.
- Connectez-vous sur www.myarkevia.com
- Cliquez sur “Je m’inscris”
- Entrez les codes fournis par votre service RH (matricule + mot de passe temporaire)
- Acceptez les CGU et la convention de bulletin de paie numérique
- Renseignez vos infos perso et choisissez votre mot de passe
Une fois cette étape validée, votre coffre-fort est actif, et les documents commenceront à arriver automatiquement. Vous pouvez vous connecter ensuite avec votre email et votre mot de passe, comme sur n’importe quelle plateforme.
Gérer ses bulletins de paie dans Arkevia : ce que ça change au quotidien
Avant, je stockais mes fiches de paie sur mon bureau (numérique, mais quand même), dans un dossier nommé “trucs importants” — pas l’idéal. Avec Arkevia, tout est classé dans la rubrique “Boîte de réception” dès que l’employeur dépose un document.
Vous pouvez créer vos propres dossiers (par année, par employeur, par type de document), renommer les fichiers pour vous y retrouver facilement, et même y ajouter des documents que vous n’avez pas reçus via la plateforme.
Le bonus ? Arkevia vous prévient par notification à chaque nouveau dépôt. Vous ne ratez rien, vous ne perdez rien. Et surtout, vous n’avez plus à harceler votre ancien employeur pour une fiche de paie oubliée.
Et la sécurité dans tout ça ?
On est nombreux à se méfier du mot “cloud”. On pense piratage, fuite de données, compte bloqué. Et pourtant, Arkevia applique des protocoles de sécurité parmi les plus stricts du marché.
Chiffrement des données, hébergement sécurisé en France, double authentification, gestion des accès ultra précise… Tout est conçu pour que vos documents restent accessibles uniquement par vous (et vous seul).
Même en cas d’incapacité ou de souci grave, vous pouvez désigner un contact de confiance qui pourra récupérer vos données si nécessaire. C’est rare, mais ça existe. Et c’est franchement rassurant.
Vous avez perdu vos identifiants ? Pas de panique.
Je l’ai vécu, ce moment où l’on clique sur “connexion” sans se souvenir si on avait mis un “!” ou un “1” dans son mot de passe. Arkevia a prévu le coup.
Si vous avez juste oublié votre mot de passe, cliquez sur “Mot de passe oublié ?” sur la page de connexion et suivez les instructions. En cas de doute sur votre adresse mail, essayez votre ancienne adresse pro, puis votre adresse perso.
Et si vraiment vous êtes bloqué, un formulaire de contact est disponible directement sur le site, dans la section “Contact”. Un humain vous répondra. Oui, un vrai.
Peut-on désactiver son compte Arkevia ?
Oui, mais avec prudence. Si vous êtes encore salarié et que vos bulletins vous sont envoyés via Arkevia, il vaut mieux attendre la fin de votre collaboration pour désactiver le compte. Vous devrez d’abord prévenir votre service RH, puis passer par l’interface de désactivation. Mais franchement ? Il est plus malin de garder cet accès, même après avoir quitté votre boîte. Vos données vous appartiennent. Autant les conserver.
Les vraies bonnes pratiques pour utiliser Arkevia à fond
Avec l’expérience, j’ai identifié quelques réflexes simples qui font toute la différence :
- Renommer les fichiers à la réception pour les identifier plus facilement
- Créer des dossiers par année ou par type (paie, contrat, formation…)
- Activer les notifications pour ne jamais rater un dépôt
- Exporter une copie de sauvegarde tous les six mois
- Désigner un contact de confiance pour éviter tout blocage imprévu
- Garder votre mot de passe à jour et changer régulièrement
Arkevia, c’est bien. Arkevia bien organisé, c’est mieux.
Combien de temps sont conservés les documents sur Arkevia ?
Tenez-vous bien : vos documents restent stockés jusqu’à 50 ans. Oui, cinquante. Même si vous changez dix fois d’entreprise. Même si vous atteignez l’âge de la retraite. C’est l’un des engagements forts de la plateforme, qui respecte à la lettre la législation en matière d’archivage numérique.
Vous pouvez donc retrouver vos documents jusqu’à l’âge de 75 ans, voire plus. Ce n’est pas juste un outil RH, c’est votre mémoire administrative sur le long terme.
D’autres plateformes proposent-elles la même chose ?
Arkevia n’est pas seule sur le marché, bien sûr. Des services comme MyPeopleDoc, Payfit, Coffreo, Eurecia ou Nibelis proposent eux aussi des solutions de coffre-fort numérique. Chacun a ses spécificités. Mais Arkevia se distingue par :
- Son interface ultra intuitive
- Son espace personnel gratuit complémentaire
- Son engagement long terme (50 ans de conservation !)
- Sa compatibilité avec plusieurs employeurs à la fois
C’est ce mix de simplicité, fiabilité et longévité qui en fait une valeur sûre pour moi.
FAQ sur Arkevia
Est-ce que je peux continuer à utiliser Arkevia même si mon nouvel employeur ne l’utilise pas ?
Absolument, et c’est ce que j’aime dans Arkevia : le compte vous appartient, pas à votre boîte. Même si votre nouvel employeur bosse avec une autre solution ou vous file encore des fiches de paie papier (oui, ça arrive), vous pouvez continuer à utiliser Arkevia pour archiver vos documents vous-même. Il suffit de les scanner ou de les importer, et hop, vous gardez tout au même endroit. En gros, Arkevia devient votre dossier RH personnel, celui qui vous suit de job en job. Et si un jour un nouvel employeur repasse sur Arkevia, vous n’avez rien à faire : ça reprend tout seul. C’est un peu comme une boîte à outils qu’on traîne dans son sac à dos pro. Sauf qu’ici, on y range ses fiches de paie, ses contrats, ses attestations… Et surtout, on évite les crises de panique avant un rendez-vous bancaire.
Est-ce qu’Arkevia est vraiment sécurisé ? J’ai du mal à faire confiance au “cloud”
Je vous comprends à 200 %. Le mot “cloud” fait encore peur à beaucoup, et pas qu’aux plus de 50 ans. Moi aussi, j’ai hésité. Mais Arkevia, ce n’est pas juste un espace de stockage en ligne façon Drive. On parle ici de cryptage de données, d’hébergement en France, de double authentification, de contrôle d’accès… C’est du sérieux. Et puis, soyons francs : combien d’entre nous laissent encore traîner leurs bulletins de paie sur une boîte mail non sécurisée ? Ou sur un vieux PC sans antivirus ? Là, tout est centralisé, protégé, sauvegardé. Et si vraiment vous flippez, vous pouvez exporter vos documents en local. Mais honnêtement, je dors bien mieux depuis que mes fiches de paie ne sont plus coincées dans un classeur que je perds à chaque déménagement. Arkevia, c’est le coffre-fort qu’on n’aurait jamais pensé utiliser, mais qu’on ne veut plus lâcher.
Que faire si je ne reçois pas mes bulletins de paie sur Arkevia comme prévu ?
Pas de panique. C’est rare, mais ça peut arriver. Et dans ces cas-là, il faut penser simple. D’abord, vérifiez si vous avez bien activé votre compte avec les identifiants envoyés par votre service RH. Parfois, un oubli d’inscription bloque tout. Ensuite, connectez-vous sur Arkevia et allez voir votre “Boîte de réception”. Si rien ne s’y trouve, contactez le service RH directement, car c’est eux qui envoient les documents. Un mauvais rattachement, une adresse mail mal orthographiée, et boum, le document reste bloqué. Ce que j’ai appris ? Mieux vaut poser la question tout de suite que d’attendre six mois et se retrouver à galérer pour récupérer un justificatif. Et si besoin, vous pouvez toujours importer manuellement la version papier, le temps que tout rentre dans l’ordre. Bref, c’est un outil fluide, mais comme tout outil, il a besoin d’un bon paramétrage de départ.
Puis-je stocker d’autres documents que mes fiches de paie dans Arkevia ?
Oh que oui, et c’est même ce qui rend l’outil encore plus utile au quotidien. Quand j’ai compris qu’Arkevia ne servait pas uniquement à recevoir des bulletins de salaire, j’ai eu un petit déclic. J’y ai mis ma carte d’identité scannée, mon RIB, mes diplômes, ma dernière attestation Pôle emploi… Bref, tout ce que je perds d’habitude juste avant un rendez-vous important. Vous pouvez créer vos propres dossiers, classer par catégorie, renommer les fichiers… Et comme l’espace est gratuit (jusqu’à 10 Go quand même), vous avez largement de quoi tout stocker. Ce qui me rassure aussi, c’est que ces documents ne sont accessibles que par moi, sauf si je décide de les partager. Donc oui, c’est bien plus qu’un simple outil RH. C’est une petite base personnelle, votre archive à vous, accessible 24h/24, même quand votre boîte mail déborde ou que votre ordi a rendu l’âme.
Est-ce que je dois payer pour utiliser Arkevia ?
Non, vous n’avez rien à débourser. C’est ça qui est génial. Arkevia est une solution que les entreprises choisissent pour simplifier leur gestion RH, et le salarié n’a aucun coût à supporter. Tout est pris en charge par l’employeur. Vous créez votre compte, vous recevez vos documents, vous les consultez quand vous voulez, et tout ça gratuitement. Même l’espace personnel complémentaire (où vous pouvez importer vos propres fichiers) est offert. Franchement, aujourd’hui où tout est en abonnement ou en options cachées, ça fait du bien. Et le truc encore plus cool : même après avoir quitté votre entreprise, vous conservez l’accès à votre coffre-fort. Rien ne disparaît, rien ne devient payant. Donc non seulement c’est gratuit, mais c’est aussi durable. Un vrai service RH pensé pour vous suivre sur le long terme, pas juste pour faire joli sur l’intranet de la boîte.
Est-ce que mes anciens employeurs peuvent voir mes documents personnels dans Arkevia ?
Non, jamais. Et c’est l’un des points les plus importants à comprendre. Arkevia fait bien la différence entre ce que l’entreprise dépose dans votre coffre-fort (comme les bulletins de paie) et ce que vous y mettez vous-même (vos fichiers perso, vos scans, vos archives). Vos documents personnels ne sont visibles que par vous, sauf si vous décidez activement de les partager via la fonction dédiée. Il n’y a aucun accès croisé. Aucun employeur ne peut fouiller dans vos affaires, même si c’est lui qui a activé le service pour vous au départ. La séparation est nette, claire, juridiquement cadrée. Et si vous craignez un bug ou un piratage, sachez qu’Arkevia utilise des mécanismes de sécurité ultra solides, avec historique des accès, chiffrement et tout le tralala. Bref, vous pouvez y ranger vos bulletins… et vos secrets. Ils ne sortiront pas sans votre accord.
