Lancer une activité d’import est l’un des projets les plus accessibles pour un entrepreneur : une marque de produits pour la maison, une gamme d’accessoires sportifs, du matériel professionnel. Les plateformes B2B ont rendu les fabricants étrangers faciles à trouver, et les salons professionnels permettent de les rencontrer.
Mais entre le premier contact et la marchandise en stock, il y a une étape que beaucoup de créateurs abordent sans méthode : les paiements. Devises, acomptes, frais de change, TVA, droits de douane… Mal anticipés, ils peuvent faire fondre une marge ou bloquer une trésorerie naissante.
Voici huit étapes pour poser des bases solides dès le départ.
1. Fixer sa devise de référence et son taux budgétaire
Vos fournisseurs factureront probablement en dollars américains, tandis que vous vendrez en euros. Avant de calculer vos prix de vente, fixez un taux de change budgétaire : le taux que vous utiliserez dans vos calculs de marge, volontairement prudent.
Exemple : si l’euro vaut 1,10 dollar aujourd’hui, budgétez à 1,05. Si le taux réel reste meilleur, votre marge s’améliore. S’il se dégrade, vous êtes couvert. Cette simple discipline évite de découvrir, trois mois après le lancement, que vos produits sont vendus à perte.
2. Choisir le bon Incoterm
Les Incoterms, publiés par la Chambre de commerce internationale (version 2020 en vigueur), définissent qui paie le transport, l’assurance et les formalités, et à quel moment le risque est transféré. Ils ont un impact direct sur vos paiements.
- En EXW (à l’usine), vous payez la marchandise et organisez tout le reste.
- En FOB (franco à bord), le fournisseur livre au port de départ ; vous payez le fret maritime.
- En CIF (coût, assurance et fret), le fournisseur paie le transport jusqu’au port d’arrivée.
Pour un premier import, le FOB est souvent un bon compromis : vous gardez la main sur le transport, sans gérer la logistique dans le pays d’origine.
3. Négocier des conditions de paiement équilibrées
Le schéma le plus courant reste l’acompte à la commande (souvent 30 %) et le solde avant expédition ou contre copie des documents de transport. Pour un nouveau client, un fournisseur demandera rarement moins.
Trois points méritent d’être négociés : le pourcentage d’acompte, le moment exact du paiement du solde, et les modalités en cas de défaut de qualité. Inscrivez-les noir sur blanc dans le bon de commande ou le contrat.
4. Obtenir son numéro EORI
Toute entreprise qui importe des marchandises dans l’Union européenne depuis un pays tiers doit disposer d’un numéro EORI. Il identifie l’opérateur auprès des douanes de tous les États membres. En France, il se demande gratuitement auprès de la douane, en ligne.
Sans ce numéro, votre marchandise ne pourra pas être dédouanée. Faites la demande dès la création de la société, bien avant la première commande.
5. Anticiper droits de douane et TVA à l’import
Le prix payé au fournisseur n’est pas le coût final. À l’arrivée, s’ajoutent les droits de douane, variables selon la nomenclature du produit, et la TVA à l’importation.
Bonne nouvelle pour la trésorerie : depuis le 1er janvier 2022, la TVA à l’importation est autoliquidée pour les entreprises assujetties identifiées à la TVA en France. Elle est déclarée et déduite sur la même déclaration, sans décaissement au moment du dédouanement. Les droits de douane, eux, restent à payer.
6. Choisir son intermédiaire de paiement
Votre banque peut exécuter des virements internationaux, mais les conditions varient fortement d’un acteur à l’autre : marge sur le taux de change, frais fixes, frais des banques intermédiaires, délais.
Comparez au moins deux options sur un paiement type, en regardant le montant final reçu par le fournisseur. Pour comprendre les mécanismes propres aux paiements fournisseurs vers l’Asie, les contenus pédagogiques publiés par des acteurs spécialisés sont une bonne ressource, à l’image de ceux de Statrys, Fintech spécialisée dans les paiements internationaux, présente à Hong Kong et à Singapour. Avant de retenir un intermédiaire, quel qu’il soit, vérifiez sur le registre REGAFI que le prestataire est autorisé à opérer en France.
7. Mettre en place un circuit de validation
Même seul, formalisez une règle simple : aucun paiement fournisseur sans facture pro forma conforme, et aucune modification de coordonnées bancaires sans confirmation téléphonique. La fraude au changement de RIB touche particulièrement les jeunes entreprises qui paient l’étranger.
Dès que vous recrutez, séparez les rôles : la personne qui saisit un paiement n’est pas celle qui le valide.
8. Piloter sa trésorerie sur tout le cycle
Entre l’acompte versé au fournisseur et l’encaissement de vos premières ventes, il peut s’écouler trois à six mois : production, transport maritime, dédouanement, mise en stock, vente. C’est votre besoin en fonds de roulement.
Construisez un plan de trésorerie mois par mois, intégrant chaque paiement, les droits de douane, le transport et les frais de change. C’est l’outil qui vous dira combien commander, et quand repasser commande sans mettre l’entreprise en tension.
Le récapitulatif
| Étape | Objectif |
|---|---|
| Taux budgétaire | Protéger sa marge contre le change |
| Incoterm | Savoir qui paie quoi, et quand |
| Conditions de paiement | Limiter le risque sur l’acompte |
| EORI | Pouvoir dédouaner |
| Droits et TVA | Calculer le coût de revient réel |
| Intermédiaire de paiement | Maîtriser frais et délais |
| Validation | Éviter la fraude |
| Trésorerie | Financer le cycle complet |
Structurer ses paiements dès la création n’a rien de bureaucratique. C’est ce qui permet à une activité d’import de grandir sans mauvaise surprise, et de négocier ensuite avec ses fournisseurs en position de force.
FAQ
Faut-il une autorisation spécifique pour importer ?
Dans la plupart des cas, non : une entreprise immatriculée et dotée d’un numéro EORI peut importer. Certaines catégories de produits font toutefois l’objet de règles particulières, comme les produits alimentaires, cosmétiques, jouets, équipements électriques ou dispositifs médicaux. Avant la première commande, vérifiez les normes et certifications exigées pour mettre votre produit sur le marché européen.
Faut-il passer par un transitaire ou un commissionnaire en douane ?
Ce n’est pas obligatoire, mais c’est fortement recommandé pour un premier import. Le transitaire organise le transport, et le représentant en douane réalise les formalités de dédouanement en votre nom. Leur expertise évite des erreurs de classement tarifaire ou de documents qui coûtent bien plus cher que leurs honoraires.
Quelle devise privilégier pour payer un fournisseur asiatique ?
Le dollar américain reste la devise la plus courante. Payer en euros transfère le risque de change au fournisseur, qui l’intègre généralement dans son prix. Payer en devise locale est parfois possible, mais implique des contraintes propres à chaque pays. La bonne réponse se trouve en comparant le coût final en euros de chaque option.
Comment éviter la fraude au faux fournisseur ?
Vérifiez l’existence de la société dans le registre officiel de son pays, assurez-vous que le titulaire du compte correspond à la raison sociale, et confirmez toute coordonnée bancaire par téléphone, sur un numéro déjà connu. Ne modifiez jamais des coordonnées sur la seule base d’un e-mail.
