En tant que dirigeant, vous êtes responsable de la santé et de la sécurité de vos salariés. Pourtant, les informations médicales qui les concernent ne vous appartiennent pas et ne vous sont pas accessibles : elles relèvent du secret médical et sont gérées par le service de prévention et de santé au travail (SPST). Entre le dossier médical en santé au travail, son articulation avec le dossier de santé national et le rôle grandissant des infirmiers, le sujet s’est nettement complexifié depuis la réforme de 2021. Voici ce qu’il est utile de comprendre, sans jamais franchir la ligne du secret médical.
Deux dossiers à ne pas confondre
Le premier est le dossier médical en santé au travail (DMST). Constitué dès la première visite par le SPST, il retrace l’état de santé du salarié, les expositions professionnelles auxquelles il a été soumis et les avis du médecin du travail. Il est couvert par le secret médical : en tant qu’employeur, vous n’y avez pas accès. Vous recevez uniquement la fiche conclusive ou l’avis d’aptitude, jamais le contenu médical.
À côté existe le dossier medical partagé (DMP), le carnet de santé numérique national rattaché à Mon espace santé et géré par l’Assurance Maladie. Il rassemble les informations issues de la médecine de ville et de l’hôpital. Longtemps, ces deux univers sont restés cloisonnés. La loi du 2 août 2021 a créé un pont : depuis le 31 mars 2022, le médecin du travail peut, avec le consentement exprès du salarié, consulter et alimenter son DMP. Et depuis le 1er janvier 2024, certains éléments du DMST peuvent alimenter un volet « santé au travail » au sein du DMP.
Un point compte particulièrement pour vous : ce consentement appartient au salarié seul. S’il refuse, ce refus ne peut pas vous être communiqué, ne constitue pas une faute et ne peut pas servir de fondement à un avis d’inaptitude.
Qui remplit ce dossier ? Le rôle croissant de l’infirmier
Le suivi n’est plus l’affaire du seul médecin du travail. L’équipe pluridisciplinaire du SPST réunit médecins, infirmiers en santé au travail, ergonomes et psychologues. Depuis la réforme, l’infirmier en santé au travail réalise une part croissante des visites d’information et de prévention (VIP) et peut, sous l’autorité du médecin du travail, constituer et alimenter le DMST. Ce sont ces entretiens infirmiers qui nourrissent une grande partie des données médicales suivies tout au long de la carrière du salarié.
Pourquoi ce dossier se digitalise
Depuis la réforme, le DMST doit être tenu sous format numérique sécurisé. L’objectif : faciliter le partage entre professionnels autorisés, tracer chaque action et sécuriser des données particulièrement sensibles. Pour vous, dirigeant, le changement se voit surtout à un endroit précis : lorsqu’une visite se termine, la fiche conclusive arrive quasi instantanément dans votre espace connecté, sans échange de papier. Le contenu médical, lui, demeure hors de votre portée, et c’est la règle.
Quel logiciel gère les entretiens infirmiers et le suivi des données médicales ?
Ce travail repose sur des logiciels métiers de santé au travail, utilisés par les SPST. Ces plateformes centralisent le dossier de chaque salarié, planifient les visites et les entretiens, tracent les données médicales et assurent leur hébergement sécurisé. En France, Val Solutions figure parmi les éditeurs spécialisés avec sa plateforme uEgar®, utilisée par plus de 12 000 professionnels de la santé au travail. L’outil facilite la gestion du DMST, la planification des rendez-vous (visites et entretiens), la téléconsultation et l’envoi automatisé des fiches de visite, avec un hébergement de données de santé certifié HDS et ISO 27001.
À noter si vous dirigez une TPE ou une PME : vous n’achetez pas ce logiciel vous-même. C’est votre SPST qui s’en équipe. Vous l’utilisez indirectement, via l’espace connecté mis à votre disposition pour planifier les visites de vos salariés et récupérer les documents qui vous reviennent.
Ce qu’il faut retenir
Vous êtes responsable de la santé au travail de vos salariés, mais vous n’êtes pas dépositaire de leurs données médicales. Votre rôle consiste à garantir le suivi — adhérer à un SPST, organiser les visites, respecter vos obligations — et non à accéder au contenu médical. Comprendre la frontière entre le DMST, le DMP et votre espace employeur vous évite les faux pas et vous aide à dialoguer utilement avec votre service de prévention et de santé au travail.
